URP e Protocollo (settembre'09)


URP Comune di Genzano - Barbara Catalano – 24/09/2009
Vi scrivo dal Comune di Genzano di Roma. Sono Barbara Catalano addetta URP. La nostra amministrazione ha deciso di attribuire le competenze dell’Ufficio Protocollo anche all’URP. Di conseguenza, chi lavora all’Urp durante l’apertura al pubblico ha le varie competenze a voi ben note e durante l’orario di chiusura al pubblico deve unirsi agli addetti dell’ufficio protocollo e svolgere le loro mansioni. Vorrei sapere se siete a conoscenza di altri Comuni in cui é stata apportata questa modifica.

URP Comune di Vicchio – 24/09/2009
Nel Comune di Vicchio (Fi) il protocollo è inserito all’interno dell’Urp fin dalla istituzione.
Ciò comporta che abbiamo posta in partenza e in arrivo durante tutto l’orario dell’apertura al pubblico e oltre, con quanto questo implica.

URP Comune Reggiolo - Giulia Storchi – 24/09/2009
Noi dell’URP di Reggiolo, sin dall’apertura del servizio abbiamo le mansioni di protocollare ogni documento in entrata e uscita che passi dall’ufficio.
Il protocollo generale registra poi le pratiche e le passa allo scanner per inoltrarle ai diversi uffici, perciò si può dire che c’è una ripartizione del lavoro al 50%.
Tuttavia abbiamo riscontrato l’utilità di saperci muovere nel programma di protocollo e nel registro per essere più autosufficienti nel fornire risposte e controlli al cittadino.
Un progetto che verrà messo in opera a breve prevede che attraverso il numero di protocollo si possano verificare in tempo reale le diverse fasi della pratica, in modo da avere sempre visibile la situazione dei tempi di risposta.

URP INPDAP Padova - Adele Ruscitto – 24/09/2009
Il nostro URP INPDAP di Padova sin dalla sua costituzione ha sempre protocollato la posta ricevuta, classificandola e smistandola ai reparti. E’ un modo anche per seguire le tipologie di eventuali sofferenze e dare risposte adeguate.

URP Inpdap Latina - Margherita Napolitano – 24/09/2009
L’attività di protocollazione all’URP è un servizio a vantaggio dell’utente che presenta personalmente delle istanze durante l’orario di apertura al pubblico. L’attività deve eventualmente inerire soltanto i documenti presentati durante l’orario di apertura al pubblico. L’attività deve essere svolta da una unità appositamente destinata dall’ufficio protocollo che, durante l’orario di apertura, si trasferisce nei locali dell’URP e protocolla in loco. Altra possibilità è quella di destinare un addetto dell’URP che, durante l’attività di back office, faccia protocollazione con i criteri esposti in precedenza. Noi abbiamo un addetto di supporto che fra le altre cose protocolla solo le istanze presentate all’URP in orario di apertura, avendo una postazione di protocollo sulla scrivania.

Giulia Leone – 24/09/2009
Mi inserisco nella vostra discussione su URP e protocollo per farvi una domanda: avete esperienze di protocollo per documenti che arrivano via e-mail a un indirizzo appositamente dedicato?
Se sì, come viene gestita la risposta all’utente con l’attribuzione del numero di protocollo?

Antonio Venditti – 24/09/2009
Al comune di Castellammare di Stabia, oltre all’ufficio Protocollo, tuttigli uffici protocollano la propria posta in arrivo e in partenza. Notevole il vantaggio per i cittadini specie quando presentano istanze nelle sedi decentrate.

URP INPDAP Padova - Adele Ruscitto – 24/09/2009
Da noi all’ INPDAP è il Responsabile URP che estrapola i documenti e li passa al protocollo per l’assegnazione ai Reparti. Oltre a questo , disponiamo del Programma SIEBEL che smista tutte le richieste ricevute dal call center e le invia alle varie sedi perchè venga data risposta all’utenza in servizio e in pensione .

URP Provincia di Verona - Daniela Malusa – 24/09/2009
Anche noi protocolliamo la posta che transita nel nostro ufficio. Nel nostro Ente le postazioni di protocollo sono diffuse.
Il nostro programma di protocollo è collegato alla posta certificata quindi i documenti inviati a tale indirizzo vengono protocollati e il programma permette l’invio tramite sempre posta certificata l’invio dei documenti nel momento della protocollazione.

Rudy Stevanato -24/09/2009
Nessuno ha adottato soluzioni opensource per la gestione del protocollo/urp/documentale in genere ?

Comunicazione Comune di Molinella - Bianca Marinelli – 24/09/2009
Fin dalla sua istituzione, l’URP del Comune di Molinella gestisce il servizio per la tenuta del protocollo informatico generale, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo decentrato che prevede la partecipazione di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza, secondo il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema protocollo informatico. Tale livello - che va dalle abilitazioni alla consultazione alle abilitazioni all’inserimento e/o alla modifica dei dati - è assegnato dall’URP, di concerto con i servizi informatici.
Oltre all’URP che gestisce tutti i documenti in entrata, comunque pervenuti (corrispondenza, fax, consegna a sportello, PEC) ed in uscita, anche lo Sportello Unico dei Servizi Territoriali è abilitato alla protocollazione dei documenti consegnati a sportello, mentre il protocollo dei documenti in uscita è effettuato direttamente da ogni singolo servizio abilitato.
Salvo impedimenti motivati, l’attività di protocollazione viene svolta in giornata, durante l’orario ordinario di apertura.
In caso di consegna diretta all’URP o allo Sportello Unico, all’utente si rilascia immediatamente una ricevuta di protocollo, attestante l’avvenuta registrazione e scansione.
In tal modo, in qualsiasi momento, dall’URP è possibile verificare lo stato di avanzamento di tutte le pratiche, mentre gli uffici abilitati possono accedere in tempo reale a tutti i documenti assegnati.

URP Comune di Genzano - Barbara Catalano – 24/09/2009
Sono sempre Barbara di Genzano di Roma. Vi ringrazio delle pronte risposte che mi avete inviato. Ho però dimenticato di chiedere quanti sono gli impiegati nel caso di URP unificato al protocollo.

URP INPDAP Padova - Adele Ruscitto – 24/09/2009
Eravamo in 6. Da febbraio siamo rimasti in cinque. Dal 1 ottobre altro pensionamento. Siamo in 4 e.... dimenticavo di dirti, che gli addetti oltre alla Protocollazione eseguono front office anche variazioni anagrafiche sia di iscritti che di pensionati.

Giulia Leone – 24/09/2009
Grazie mille per le risposte che mi sono arrivate: sarebbe davvero interessante una soluzione opensource...

Ufficio Comunicazione USP Salerno - Enrico Alfano – 29/09/2009
Noi siamo obbligati ad usare protocollo.asp – servizio offerto per le PP.AA. dal CNIPA.
Si potrebbe utilizzare un software per la gestione di assistenza online tramite la creazione di un tagliando (opersource) che è visionabile e sperimentabile all’indirizzo www.csasalerno.it/public/sitocomunicazione
Fatemi sapere cosa ne pensate.





Ultimo aggiornamento: 30/09/09