Il Gruppo di miglioramento è responsabile nel supportare il vertice nella definizione delle priorità di miglioramento, dei contenuti dei relativi progetti e del piano complessivo, nonchè della realizzazione, monitoraggio, consuntivazione e riesame dei progetti stessi e del Piano complessivo. Il GAV è responsabile della preparazione ed attuazione dell’autovalutazione e della stesura del Rapporto di Autovalutazione.

La tabella Impatto/Capacità rappresenta lo strumento operativo per l’individuazione delle priorità: i benefici costituiscono essenzialmente l’impatto, mentre i costi sono uno degli elementi sulla base di cui valutare la capacità (considerando anche la disponibilità di risorse non economiche, know-how ecc.). A tale proposito, si vedano le Linee Guida.

E’ opportuno che il gruppo di miglioramento sia costituito da figure più direttamente coinvolte nei progetti di miglioramento. Questo non esclude che del gruppo facciano parte anche componenti del GAV che potranno fornire indicazioni utili su quanto emerso dal processo di AV. In ogni caso va precisato che, anche se saranno almeno in parte le stesse persone, il loro ruolo è diverso così come le competenze richieste: non più analisi dell’organizzazione ma conduzione del piano e dei progetti. Per entrambe i gruppi di lavoro come numero componenti si indica una numerosità da 4/5 a 9 persone. La scelta deve tener conto di vari elementi (per il GAV: complessità ed ampiezza dell’organizzazione; per il Gruppo di miglioramento numero e complessità dei progetti, ampiezza delle funzioni coinvolte, necessità di competenze specifiche per i progetti, ecc.) e deve rappresentare il miglior compromesso tra la rappresentatività (che porterebbe ad un numero elevato) e la gestibilità del gruppo (che favorirebbe un numero più ristretto).

Nel PdM possono essere compresi progetti che prevedono tempi di realizzazione più lunghi (ad es. due anni), ma è strategico che qualche iniziativa si concluda nel giro di un anno così da dare evidenza, nel senso di visibilità, al lavoro svolto (autovalutazione, scelta e conduzione delle azioni) ed alla sua utilità per l’organizzazione. In questo modo si accresce non solo la motivazione di quanti hanno partecipato attivamente ai lavori, ma anche dei più “scettici”. Va da sé che i risultati dovranno essere comunicati, nelle forme e con gli strumenti appropriati, all’interno e a tutti i portatori di interesse.

E' necessario individuare un responsabile per ogni singolo progetto il cui compito sarà quello di presidiarne l’andamento ed operare affinché siano superati gli eventuali problemi che potrebbero compromettere il raggiungimento dei risultati attesi. Tra i suoi compiti sono previsti incontri regolari con il Gruppo di Miglioramento e con il dirigente/responsabile per relazionare sullo stato di avanzamento e sulle eventuali correzioni/modifiche da apportare al progetto stesso. Si consiglia inoltre di definire un responsabile del PdM nel suo complesso oltre ai responsabili dei singoli progetti al fine di garantire il coordinamento trasversale e la coerenza dell’approccio metodologico.

Perché il PdM sia rilevante per l’organizzazione è necessario che contenga iniziative significative definibili in termini di progetto e non semplici azioni. Il format indicato per la definizione dei progetti contiene indicazioni in grado di indirizzare nella stesura dei progetti, così che da subito chiari e conosciuti tutti gli elementi che dovranno essere tenuti in considerazione e indicati nel format: responsabili, obiettivi, indicatori, target, modalità di monitoraggio, ecc.
I vari elementi rappresentano la traduzione operativa del PDCA: già in fase di progettazione, cioè, occorre ragionare e stabilire le modalità di realizzazione del progetto stesso (DO), quelle di monitoraggio (CHECK), nonché quelle relative al riesame e al miglioramento (ACT).

I fattori critici di successo sono quegli aspetti chiave che, se attuati, permettono il successo delle strategie e il conseguimento dei risultati di maggiore rilevanza. Attenzione: “critici” non è una connotazione negativa, ma significa rilevanti, di importanza fondamentale.

È un semplice diagramma temporale che permette di visualizzare i tempi e la sequenza temporale delle diverse azioni di un progetto, di un piano, ecc.

Il Gruppo di Miglioramento va selezionato in una fase successiva del processo di AV: la sua attività inizia, completata l’autovalutazione, all’avvio del piano e delle azioni di miglioramento ragion per cui la scelta dei componenti andrebbe fatta in funzione dei progetti scelti e delle singole competenze e responsabilità, entro l’organizzazione, indicate per i lavori del Gruppo di Miglioramento stesso. Il Gruppo di Miglioramento ha quindi compiti, competenze e modalità operative diverse ma ciò non significa che le persone che ne fanno parte debbano essere necessariamente diverse,  in tutto o in parte, da quelle del GAV.