La direttiva Frattini del 7 febbraio 2002 - Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni - rende esplicita la necessità di prevedere forme organizzative di coordinamento delle funzioni di informazione e comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni.
Se, da un lato, la Legge 150/00 individua nell’URP, nell’Ufficio Stampa e nel Portavoce le tre strutture primariamente deputate al presidio delle funzioni di informazione e comunicazione dell’ente, la Direttiva Frattini ritiene opportuno prevede anche soluzioni per garantire il raccordo operativo delle tre diverse unità organizzative, allo scopo di massimizzare l’efficienza e l’efficacia delle risorse impiegate.

A tal fine, una delle possibili soluzioni è individuata nella creazione di una struttura di coordinamento trasversale, composta dal Responsabile URP, dal Direttore dell’ Ufficio Stampa e dal Portavoce, se presente all’interno dell’Ente, le cui funzioni sono quelle di programmazione, indirizzo e raccordo delle azioni da realizzare.
La soluzione proposta dalla Direttiva consiste dunque nell’istituzione di  un “organismo” collettivo formalizzato ma senza esplicita autorità formale, che serve sostanzialmente per canalizzare le informazioni in modo diretto e gestire le attività in modo coordinato, principalmente attraverso la redazione congiunta del Piano di comunicazione dell’Ente.

Se tuttavia si affronta il problema del coordinamento delle funzioni di informazione e comunicazione, è possibile osservare nella realtà che questo aspetto non coinvolge soltanto l’URP, l’Ufficio Stampa e il Portavoce, ma anche molti altri attori e unità organizzative che svolgono specifiche attività di comunicazione (ad esempio, strutture per l’information e and communication tecnology, uffici marketing e relazioni esterne, ufficio qualità e sviluppo organizzativo, gabinetti e segreterie di direzione, ecc).A ciò si aggiungono tutti i servizi di line che in virtù delle specifiche attività di competenza, svolgono, seppure in modo strumentale, attività di relazione con il pubblico (come ad esempio i servizi sociali, i servizi educativi, i servizi tecnici, ecc.)

Come, infatti, confermato anche da una recente ricerca realizzata dal Progetto URPdegliURP -  Poligoni irregolari - La struttura di coordinamento e la funzione di comunicazione nelle amministrazioni pubbliche italiane - volta a sondare proprio le modalità di gestione delle interdipendenze reciproche tra i diversi attori e le diverse attività di comunicazione, informazione e relazione con il pubblico, possono essere individuati ulteriori meccanismi e modalità di coordinamento, più o meno strutturate e formalizzate, e in particolare:

• La gerarchia: garantisce il coordinamento delle attività e delle funzioni attraverso un meccanismo verticale di tipo gerarchico che determina una supervisione diretta da parte del Capo sulle attività svolte dai diversi collaboratori. In questo caso il coordinamento delle diverse attività di comunicazione svolte all’interno dell’Ente è garantito attraverso il raggruppamento  di tutte le funzioni e unità organizzative che svolgono attività di comunicazione all’interno del medesimo settore.

• La standardizzazione dei processi operativi, dei prodotti, degli input: il coordinamento delle attività è garantito attraverso una definizione “formale” delle modalità di realizzazione, oppure dei risultati, o ancora delle competenze e delle conoscenze del personale che è chiamato a svolgere tali attività. Strumenti che fanno leva su questo tipo di coordinamento possono essere ad esempio: la realizzazione di linee guida operative, la definizione di processi e procedure operative, la definizione di specifiche competenze di accesso alla professione (come in parte effettuato dalla Legge 150/00 e dal successivo Regolamento attuativo che stabilisce con chiarezza le competenze e i titoli che il profilo del comunicatore deve possedere per accedere alla professione); l’implementazione di sistemi di pianificazione e controllo (come ad esempio, il Piano di comunicazione).

• La comunicazione orizzontale di tipo informale: il coordinamento è garantito attraverso lo scambio informale e la comunicazione interpersonale. Strumenti che fanno leva su questo tipo di coordinamento possono essere, ad esempio, i comitati, i gruppi di lavoro intersettoriali, le riunioni, e tutti i meccanismi e buona parte degli strumenti propri della comunicazione interna e della comunicazione organizzativa ecc.