La comunicazione organizzativa si pone come un sistema di processi, caratterizzati per la loro importanza strategica e per l’alto grado di operatività, creazione, scambio e condivisione di messaggi. Questi messaggi si contraddistinguono per il contenuto sia informativo che di trasferimento dei valori stessi che costituiscono l’essenza dell’organizzazione. I contenuti viaggiano all’interno delle diverse reti di relazione, formalizzate o no in canali definiti, determinando l’operatività, la definizione dell’identità e la collocazione dell’organizzazione nell’ambiente esterno.

La comunicazione organizzativa si pone come uno strumento fondamentale per incidere sull’aspetto operativo e identitario dell’organizzazione. Il pubblico al quale si rivolge è composto sia dai membri interni e collaboratori dell’organizzazione che dal pubblico esterno, il quale raccoglie stakeholder, utenti effettivi e potenziali; in pratica tutti coloro che hanno o potrebbero avere a che fare -target potenziale- con l’organizzazione. La comunicazione organizzativa è un processo di elaborazione interno, ma che risponde attivamente alle sollecitazioni dell’ambiente esterno nel quale si colloca. 

L’organizzazione, la comunicazione all’interno della organizzazione e la comunicazione organizzativa

Per chiarire meglio cosa sia la comunicazione organizzativa cerchiamo di capire cosa sia la comunicazione all’interno di un’organizzazione e le caratteristiche più interessanti di un’organizzazione per questa analisi.

La comunicazione è un processo, attraverso il quale una parte dell’organizzazione o un soggetto utilizza o è in grado di creare un sistema di reti di collegamento per lo scambio di messaggi. In questo modo si possono far viaggiare informazioni di qualsiasi natura a prescindere dal mezzo utilizzato e dalla consapevolezza dell’atto.

Nella sua dimensione più completa, il flusso di dati assume tre direttrici possibili all’interno della struttura dell’organizzazione: verticale orizzontale e trasversale. Quella verticale segue la struttura gerarchica dell’organizzazione, mentre quella orizzontale si sviluppa per piani simmetrici, sia della struttura sai delle figure professionali. L’ultima, la direttrice trasversale, traccia vie di comunicazione meno tradizionali che incrociano i diversi piani strutturali e professionali.

Le organizzazioni sono strutture sociali complesse. Composte da reti di relazioni guidate da regole proprie, attraverso le quali si rendono riconoscibili i comportamenti accettati, sono attraversate da flussi di comunicazione che si diffondono in maniera più o meno efficace. Le organizzazioni tendono il loro sforzo al raggiungimento di obiettivi prefissati; racchiudono quindi sia una dimensione sociale sia la dimensione più strettamente operativa. 

I contenuti della comunicazione organizzativa

Quindi, la comunicazione organizzativa si pone come un contenitore nel quale si raccolgono allo stesso tempo sia le due dimensioni costitutive dell’organizzazione, sociale e operativa, sia le tre direttrici della comunicazione, verticale, orizzontale e trasversale. Per queste ragioni la comunicazione organizzativa assume una dimensione onnicomprensiva e complessa, tanto da diventare il veicolo sia della vision che della mission dell’azienda. Allo stesso modo diventa difficile poter indicare degli strumenti più adatti per la comunicazione organizzativa; è infatti molto più utile parlare di processi investiti dalla comunicazione organizzativa. Momenti come quelli definiti dalla comunicazione interpersonale o il rapporto fra la comunicazione e il benessere organizzativo, la dimensione del clima interno, l’importanza che assume l’ascolto attivo vengono direttamente investiti dalla comunicazione organizzativa, senza dimenticare la comunicazione interna. Solo quindi a questo livello, ad un passo successivo, sarà possibile individuare gli strumenti più adatti.

La PA e la comunicazione organizzativa

I programmi di sviluppo di comunicazione organizzativa sono, in pratica, confinati al settore privato. L’importanza che assume la comunicazione organizzativa come leva dello sviluppo globale dell’organizzazione, nell’aumentare il livello di efficienza e di evoluzione, è particolarmente apprezzato in settori sottoposti alla pressione della concorrenza. Gli enti pubblici non hanno ancora mostrato un massiccio interesse a questo tipo di comunicazione, tanto che spesso è la comunicazione interna investita del compito di elaborare i messaggi legati alla vision dell’ente o alla preparazione della ‘‘carta dei valori’’.

Le organizzazioni di natura pubblica si trovano a dover affrontare due grossi problemi, nel momento in cui decidono di avviare o sviluppare processi di comunicazione organizzativa.

Il primo è legato direttamente alla natura originaria della struttura organizzativa della burocrazia, disegnata sul modello militare, quindi fortemente gerarchizzato e formale, all’interno del quale le comunicazioni rispettano precise procedure. La natura delle organizzazioni influenza direttamente il tipo di comunicazione. Gli sforzi che sono stati fatti in questi ultimi anni per modificare l’assetto troppo rigido di molte organizzazioni pubbliche non è ancora sufficiente per creare un clima propizio alla maturazione della organizzazione pubblica.

Secondariamente, lo scarso sviluppo della comunicazione trasversale all’interno degli enti pubblici è un altro limite alla diffusione di un processo di comunicazione organizzativa. In alcuni casi, la stessa comunicazione orizzontale non pare molto efficiente. La mancanza della dimensione traversale all’interno della pubblica amministrazione è legata principalmente al personale. Fra i dipendenti pubblici è infatti molto scarso il senso di appartenenza all’ente: in queste persone è più sviluppata l’identificazione con il proprio settore o servizio, visione che prevale su quella che ricomprende l’intero ente.