Una conferenza necessita di una scrupolosa preparazione che deve essere affidata ad una equipe costituita da un coordinatore con funzioni decisionali, e altre figure con funzioni più operative. Il gruppo di lavoro così costituito avrà quindi il compito di preparare come prima cosa un elenco delle organizzazioni  e delle persone da invitare e di inoltrare i rispettivi inviti (almeno 15 giorni prima) che dovranno contenere tutte le informazioni indispensabili quali:

• data, ora, luogo e durata della conferenza;
  
  
• creazione logo della conferenza;
  
  
• creazione gestione del sito web e del blog dedicato
  
  
• argomento della conferenza;
  
  
• nome/i del relatori e qualifica;
  
  
• linee guida per i relatori;
  
  
• programma della conferenza;
  
  
• promozione della conferenza attraverso web e soprattutto social network.

Successivamente, nel caso in cui tra gli invitati ci siano persone di altre città o paesi, sarà necessario fornire loro informazioni utili relativamente ad eventuali alloggi, punti di ristoro e soprattutto al raggiungimento del locale in cui si svolgerà la conferenza.

Inoltre, è necessario:

• accertarsi che lo spazio prescelto sia sufficientemente ampio e che ognuno degli uditori disponga di un posto a sedere;
  
  
• preparare una postazione per la stampa ed altre postazioni per eventuali personalità importanti;
  
  
• controllare che vi siano un’illuminazione ed un’ aerazione adeguati e che la stanza sia totalmente isolata da rumori esterni, fonte di distrazione;
  
  
• predisporre blocchetti di carta, fogli e matite per tutti e se l’acustica lo richiede munirsi di microfono;
  
  
• preparare in sala bottiglie d’acqua e bicchieri.

Lo svolgimento della conferenza

- Inizialmente è importante fare accomodare gli uditori e metterli a proprio agio per agevolarne le capacità di ascolto 

- E’ bene accertarsi che tutti siano accuratamente informati sull’argomento trattato e sulla durata della conferenza 

- Una volta verificate queste condizioni, si può dare inizio alla conferenza, presentando all’uditorio l’ente che organizza la conferenza e il testimone/relatore che terrà la conferenza stessa,  ringraziando anticipatamente per l’attenzione 

- È estremamente importante far rispettare al relatore l’orario a sua disposizione (di norma una  conferenza per riuscire efficace e non stancare l’uditorio non deve superare i 30 minuti e deve essere integrata da supporti visuali come fotografie, diapositive, grafici, illustrazioni sufficientemente grandi cosi che tutti possano vederli) 

- È utile aprire l’incontro e/o la relazione con un breve episodio realmente vissuto o con una storiella umoristica pertinente al tema della conversazione, poiché ciò permette di rompere il ghiaccio più facilmente e predispone favorevolmente all’ascolto 

- Se sono stati predisposti materiali da distribuire all’uditorio è bene renderli disponibili solo al termine della conferenza, onde evitare che distolgano l’attenzione dalla stessa 

- E’ importante prevedere un momento conclusivo in cui l’uditorio è invitato a intervenire nel dibattito e a porre dei quesiti oppure ad esprimere le proprie opinioni.

La conferenza e il web 2.0

Con i nuovi strumenti di comunicazione legati al Web 2.0 anche le modalita’ di incontro, riunione, partecipazione, ecc tra 2 o piu’ persone sono cambiate, si sono evolute e sono aumentate le opportunita’ di incontro. Accanto alla tipologia "classica", quella fin ora descritta, vi sono tanti altri modi per organizzare e strutturare un incontro. I Barcamp sono uno degli esempi piu’ recenti di conferenza, legati totalmente all’utilizzo dei nuovi strumenti di comunicazione e anche all’idea della partecipazione e del coinvolgimento attivo. Sono infatti, come vengono definiti delle: "non-conferenze" dove il contenuto dell’evento è deciso dagli stessi partecipanti.