I diversi autori che si sono occupati di chiarire il concetto di usabilità si sono trovati in difficoltà a tracciarne i confini. Attualmente, l'autore che sembra incontrare i favori della comunità della HCI (Human Computer Interaction) è Shackel, secondo il quale l'usabilità di un artefatto consiste ne "la sua capacità, in termini di caratteristiche cognitive umane, di essere utilizzato facilmente ed efficacemente da una specifica categoria di utenti, posto uno specifico esercizio e supporto all'utente, per svolgere specifiche categorie di compiti, all'interno di specifici scenari ambientali".

Kunkel, Bannert e Fach, affermano che il contesto generale dell'usabilità abbraccia le quattro principali componenti di una situazione di lavoro: utente, compito, sistema ed ambiente. Progettare in vista dell'usabilità significa riuscire ad armonizzare l'interazione di questi quattro fattori.

Un modo più semplice per definire il concetto di usabilità ci viene fornito da Preece,  il quale afferma che "gli obiettivi della Human Computer Interaction sono quelli di sviluppare e migliorare sistemi che prevedano l'utilizzo di calcolatori in modo che gli utenti possano svolgere i loro compiti senza problemi, efficacemente, efficientemente e apprezzando il loro strumento di lavoro. Questi quattro fattori, assieme, compongono il concetto di usabilità".

Secondo Shneiderman, nel concetto di usabilità vanno identificate quattro dimensioni principali: l'efficienza (efficiency), la facilità di apprendimento (learnability), la facilità di ricordare i comandi principali (memorability), la soddisfazione nell'uso (satisfaction). Il concetto di usabilità, inoltre, va considerato prettamente pratico, e la sua analisi deve fornire linee guida operative per la progettazione. Infatti, al centro del concetto di usabilità c'è la consapevolezza che ogni alternativa di progettazione deve essere valutata il più presto possibile con gli utenti potenziali del prodotto stesso. L'obiettivo della valutazione è quello di assicurare che i prodotti software siano caratterizzati da: brevi tempi di apprendimento, rapida esecuzione dei compiti, basso tasso di errore, facilità nel ricordare le istruzioni di base, alta soddisfazione dell'utente.

Anche Morris e Dillon  sono consapevoli della difficoltà di definire il concetto di usabilità: essa viene spesso identificata solamente come un attributo dell'interfaccia, piuttosto che come una qualità propria del prodotto considerato nella sua totalità. Se così fosse, sarebbe sufficiente seguire delle linee guida valide per ogni prodotto, per ogni ambiente, per ogni contesto; al contrario, seguire dei principi di questo tipo non garantisce l'usabilità del prodotto. Anche Morris e Dillon riportano la definizione di Shackel, apprezzandone l'attenzione per il fattore umano e per l'ambiente cui un prodotto è destinato, anziché per la presenza o assenza di questa o quella opzione.

Jakob Nielsen, uno degli autori di riferimento per l'usabilità del Web, definisce l'usabilità come la misura della qualità dell'esperienza dell'utente in interazione con qualcosa, sia esso un sito Web o un applicazione software tradizionale o qualsiasi altro strumento con il quale l'utente può operare. Secondo Nielsen, un prodotto è usabile quando è facile da apprendere, consente una efficienza di utilizzo, è facile da ricordare, permette pochi errori di interazione e di bassa gravità, è piacevole da usare. Concettualmente, l'usabilità di un prodotto, e più specificamente di un prodotto software, misura la distanza cognitiva fra il modello del progettista (modello del prodotto e delle sue modalità d'uso, possedute dal progettista ed incorporate nel prodotto) e il modello dell'utente (modello di funzionamento del prodotto che l'utente si costruisce e che regola l'interazione col prodotto): quanto più i due modelli sono vicini, tanto meno l'usabilità costituirà un problema .

L'usabilità va ricercata seguendo due principi fondamentali:

• compatibilità cognitiva uomo-computer:
  un'interfaccia deve essere non solo fisicamente compatibile con le caratteristiche della percezione e dell'azione umana, ma deve essere anche cognitivamente compatibile con le caratteristiche della comunicazione, della memoria e della soluzione di problemi umani. In questo senso, lo scopo del design orientato all'usabilità è quello di far incontrare il modello del sistema che l'utilizzatore forma e il modello dell'utilizzatore che il progettista incorpora nel sistema.
• contesto del compito:
  l'azione degli esseri umani non può essere presa in considerazione senza fare riferimento al contesto generale in cui essa si svolge, poiché l'agire nasce, appunto, dall'incontro dell'attore umano con l'ambiente.

Obiettivo finale dell'usabilità è quello di rendere la tecnologia sottostante invisibile, trasparente all'utilizzatore, il quale deve potersi concentrare esclusivamente sul compito, anziché sul mezzo.

In sintesi, quindi, per essere usabile, un prodotto deve:

• essere adeguato ai bisogni e alle aspettative degli specifici utenti finali che lo usano in determinate condizioni;
• risultare facile da capire, da imparare, da usare, ed essere gradevole;
• consentire di eseguire le specifiche attività lavorative in modo corretto, veloce e con soddisfazione;
• generare pochi errori non critici.

Affinchè un prodotto sia adeguato ai bisogni e alle aspettative degli utenti finali, occorre dunque conoscere bene le caratteristiche degli utenti, le attività che svolgono e il contesto organizzativo e sociale nel quale sono inseriti e operano.