Nell’estate del 2005 la Regione Piemonte ha incaricato il CSI-Piemonte (Consorzio per il Sistema Informativo del Piemonte) di riprogettare l’Intranet aziendale regionale applicando la metodologia dello User Centered Design.

L’obiettivo da conseguire era la messa a punto di uno strumento di lavoro che contribuisse a migliorare la vita organizzativa aziendale, semplificando e perfezionando alcuni aspetti dell’esperienza lavorativa.

Lo studio ergonomico (valutazione e riprogettazione del portale) si è svolto coinvolgendo in tutte le fasi l’utente finale: nella fase iniziale è stato proposto agli utenti della intranet un sondaggio on line soprattutto per creare un clima partecipativo tra gli utenti e per identificare i punti di forza e i fattori che costituivano una barriera all’uso  della Intranet.

È stato poi effettuato un focus group con i referenti delle principali aree della intranet con l’obiettivo  di comprendere cosa andasse mantenuto e cosa modificato della vecchia Intranet e per conoscere i desiderata dei rappresentanti delle diverse componenti aziendali riguardo al nuovo strumento.

L’ultimo passo della fase di indagine sono stati il test di usabilità e il card sorting con un panel rappresentativo di utenti (reclutati su base volontaria con un annuncio sulla Intranet).

La tecnica utilizzata per il test è stata quella della “formative evalution”, una metodologia basata sugli scenari (in questo caso 18) che ha permesso di raccogliere dati sulle abitudini d’uso, sulle loro conoscenze nel particolare dominio d’azione e sui bisogni nello svolgimento delle proprie attività lavorative.

Il test si è concluso con un’attività di card sorting che ha permesso di accorpare le voci presenti nel sito in un  menu che riflettesse  le aspettative degli utilizzatori.

I risultati emersi dall’indagine hanno posto l’accento sulla necessità di creare uno strumento che contribuisse a migliorare l’accesso alle informazioni pubblicate, facilitare l’accesso alle applicazioni, migliorare la conoscenza dell’Ente e delle attività delle diverse Direzioni, incentivando lo scambio e la creazione di comunità e migliorare la comunicazione interna.

Il progetto di redesign è stato interamente basato sui risultati emersi dalle attività di coinvolgimento degli utenti.

I principali obiettivi della progettazione, individuati sulla base di questi risultati e implementati nel redesign, sono stati:

• la semplificazione dell’accesso alle procedure (per esempio collocando già in home page, in un’area personalizzata, le procedure di maggiore utilizzo e le procedure a cui i singoli lavoratori sono abilitati ad accedere);
• il perfezionamento dell’architettura dell’informazione (le sezioni di menu individuate si sono basate sulle esigenze funzionali degli utenti emerse durante il card sorting);
• il potenziamento delle funzionalità di ricerca (una nuova modalità di ricerca permetterà di raggiungere le informazioni maggiormente ricercate in maniera rapida e puntuale, anche grazie a ricerca prefiltrate secondo tipologie);
• la facilitazione nella fruizione dei contenuti e la creazione di correlazioni fra le varie risorse presenti (si cercherà di spingere per la redazione di abstract dei documenti e sono stati creati rimandi ai documenti correlati tematicamente);
• l’incremento della diffusione interna del patrimonio di competenze dell’Ente (si propone la creazione di sezioni dedicate ai differenti gruppi dell’organizzazione, che potranno illustrare le proprie esperienze anche attraverso la pubblicazione di schede individuali);
• la creazione di ambienti personalizzati (tra le proposte: inserimento di un aggregatore di feed personalizzabili e visualizzazione dei messaggi in arrivo  e dei messaggi di avviso della posta in home page).

Il lavoro di riprogettazione verrà realizzato in maniera graduale e tenendo conto degli impatti, anche a livello organizzativo, che una tale attività può rappresentare per un grande Ente.

Sarà comunque necessario continuare a realizzare attività di monitoraggio dell’usabilità dello strumento per garantirne un’evoluzione che vada sempre incontro alle reali necessità degli utenti.