Presentazione

 

Il tema che il Tavolo intende affrontare in questa terza edizione è quello della comunicazione interna che proprio di recente ha catalizzato l’interesse della mailing list Urpnews. Il tema è particolarmente sentito poiché costituisce un elemento di debolezza delle organizzazioni pubbliche, poco abituate e scarsamente preparate a considerare la comunicazione interna come una variabile strategica della gestione dell’organizzazione. Per la funzione di comunicazione inoltre essa costituisce una pre-condizione all’esercizio del proprio ruolo: senza una buona circolazione delle informazioni tra i diversi settori dell’organizzazione, la funzione fatica a gestire i propri strumenti, a realizzare la propria attività, ad esercitare una regia coordinata dei messaggi che la propria organizzazione veicola ai diversi pubblici di riferimento.

Da queste premesse è possibile ipotizzare alcuni grandi temi di lavoro, discussione e confronto dei partecipanti alla III edizione del Tavolo:

 

1.      la dimensione della comunicazione interna intesa come “facilità di circolazione delle informazioni fra i diversi attori di un’organizzazione”. Questa dimensione individua la comunicazione interna come una leva per l’efficienza dei processi organizzativi e delle prassi di lavoro con particolare riferimento a quelli che consentono alla funzione di comunicazione di essere sempre al corrente dell’attività dell’organizzazione per gestire progetti di comunicazione verso l’esterno;

 

2.      la dimensione “strategica” della comunicazione interna. Questa dimensione, più legata agli obiettivi di una buona gestione dell’organizzazione e delle politiche del personale,  individua la comunicazione interna quale strumento fondamentale per creare senso di appartenenza, condivisione dei valori, identità tra tutti le componenti di una comunità organizzativa;

 

3.      gli strumenti utilizzati. Sono oramai diffuse le esperienze di comunicazione interna veicolate attraverso la Intranet, strumento di facile utilizzo ma non per questo meno delicato da progettare e gestire. A quali funzioni può assolvere un portale di comunicazione interna? Come gestirlo? Come organizzare la redazione? Come farne uno strumento di servizio e, al contempo, uno strumento per la creazione di senso di identità e appartenenza?    

Anche le newsletter interne sono ampiamente diffuse nelle organizzazioni pubbliche. Ma come costruire un piano editoriale che rispecchi le esigenze dei lavoratori facendone al contempo una leva per la gestione del personale e dell’organizzazione?

 

4.      le risorse possibili. Per raggiungere gli obiettivi di una buona comunicazione interna alle organizzazioni vi sono da considerare tutti quegli strumenti meno tradizionali: le indagini di clima ad esempio, ma anche i gruppi di lavoro, i gruppi di progetto, le comunità professionali ecc. Come è possibile inserire queste pratiche all’interno di una strategia di comunicazione interna?

 

5.      la partecipazione del personale. Oggi che la tecnologia permette strumenti di comunicazione più rapidi, immediati, fruibili (intranet, mail, forum, ecc.) è più facile la partecipazione di tutto il personale che può diventare scrittore e produttore di contenuti multimediali. Ma come fare a coniugare i flussi “top-down” con quelli “bottom-up” senza che i primi elidano gli effetti positivi dei secondi?

 

6.      a chi si rivolge la comunicazione interna? Un tempo era facile rispondere a questa domanda: ai dipendenti. Oggi che viviamo nell’era dei collaboratori a progetto, dei consulenti, del personale a termine, ecc., è giusto comunicare anche a loro obiettivi e andamento dell’ente? E anche rimanendo nel campo dei dipendenti a tempo indeterminato quali sono i criteri di segmentazione che si possono applicare in rapporto agli obiettivi prefissati?

 

7.      la comunicazione interna, punto critico nelle organizzazioni. La ragione non è mai, o quasi mai, legata agli strumenti (difficile pensare che la realizzazione o ancor più la gestione di una Intranet sia un problema tecnico-tecnologico) ma più spesso alla cultura organizzativa: quali strategie possono aiutare a superare queste resistenze? Come è possibile incidere sulla cultura organizzativa delle persone perché si producano dei cambiamenti nelle prassi di lavoro?

 

8.      il piano di comunicazione interna. Deve essere in grado di cogliere e dare risposta ai bisogni e alle criticità espresse da coloro che sono chiamati a sostenerlo e utilizzarlo, deve quindi essere strettamente correlato anche alle esigenze di lavoro dei dipendenti. Non può essere calato dall'alto e richiede – in vari momenti di lavoro – un confronto e verifica;

 

9.      il disegno organizzativo e le competenze. E’ necessaria la predisposizione di un disegno organizzativo mirato a sostenere e stimolare la circolazione di informazioni. Dal disegno organizzativo sarà possibile definire e suddividere le competenze (quelle specialistiche in materia di comunicazione e quelle 'diffuse') necessarie a sostenere le attività richieste;

10.  l’adozione di linee guida comuni. Altrettanto importante, soprattutto nella fase iniziale delle attività di comunicazione interna, ispirarsi a  principi condivisi che costituiscono una iniziale impalcatura metodologica. Si riferiscono sia agli aspetti organizzativi, sia all'individuazione e utilizzo razionale degli strumenti e tecnologie, sia all'adozione di comportamenti "comunicativi" coerenti con i fini.

 

Insomma tante e diverse questioni che verranno discusse alla luce delle esperienze dirette dei partecipanti.

 

I lavori del Tavolo saranno coordinati da Stefania Stecca, esperta, con il supporto metodologico e tecnico di Nicoletta Levi e Annalisa Gramigna per URPdegliURP. 

 

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I tre incontri  previsti si svolgeranno a Roma presso il Dipartimento della Funzione Pubblica, Corso Vittorio Emanuele II, 116 – Sala Raffaello - dalle ore 10.00 alle ore 17.00, rispettivamente nelle giornate di lunedì 28 aprile, lunedì’ 12 maggio e lunedì 26 maggio.

 

I risultati, anche parziali, dei lavori del Tavolo saranno pubblicati sul sito.

 

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Per informazioni e comunicazioni:

 

Mario Licastro       06/68997351-7374

 

Cristina Cerbone    06/68997238