Disciplinare per l'uso della posta elettronica (ottobre2011)

Abbiamo avuto notizia - che, però, non siamo in grado di verificare - riguardanti talune amministrazioni pubbliche che usano gli accounts assegnati ai propri dipendenti e alle proprie articolazioni funzionali non soltanto per le comunicazioni informali, ma anche per la trasmissione (così sostituendo il cartaceo) di tutta la corrispondenza c.d. "a busta aperta" (circolari, ordini di servizio, informazioni e note d’interesse generale, ecc.); i documenti trasmessi verrebbero preventivamente scannerizzati - "salvandoli", ad esempio, in formato digitale tipizzato PDF/A-1B – ISO 19005-1 - e allegati ad un normale messaggio di posta elettronica del quale il messaggio di lettura del ricevente fungerebbe da "firma per ricevuta" o da "per presa visione".
 

La nostra Intranet, basata su piattaforma FirstClass, tiene traccia dell’avvenuta lettura dei messaggi.

Sono inoltre presenti aree "bacheca" a disposizione della Direzione e delle RSU per comunicazioni interaziendali. Ciò ha permesso di sostituire la distribuzione cartacea di documenti con l’analogo informatico. A titolo di esempio, sono del tutto informatizzate - senza necessità di SW specifico - le richieste di ferie e permessi, le richieste di cancelleria, comunicazioni interne in genere. Tale prassi è stata dichiarata e formalizzata in una apposita procedura del sistema di certificazione Iso 9001. L’attestazione della lettura del documento sostituisce a tutti gli effetti la firma per presa visione.
 

URP Dipartimento della Programmazione Regione Siciliana - Agostino Marrella – 12/10/201
Quanto da Lei segnalatomi è, in gran parte, già adottato anche nella nostra Amministrazione Regionale (anche se, purtroppo, con una certa disomogeneità fra un dipartimento e l’altro e finanche fra aree, servizi e unità operative dello stesso dipartimento); il metodo più utilizzato nel nostro dipartimento è l’accesso a cartelle condivise allocate presso il server dipartimentale;metodo, per altro - oltre che piuttosto "artigianale" - scaturente dal "volontarismo" di singoli e/o piccoli gruppi e non da cogenti indicazioni. Non disponiamo, invece, di un servizio Intranet.

Nel merito dei disciplinari/regolamenti per l’uso della posta elettronica non certificata, teso a sostituire, quanto più possibile, quello della "tradizionale" corrispondenza cartacea cosiddetta a "busta aperta", so per certo che di essi si sono dotati diversi rami della Pubblica Amministrazione (ad esempio, ho notizia - ma non sono riuscito ad acquisire copia di tale documento - che l’Università "Federico II" di Napoli ne abbia elaborato uno alquanto dettagliato).

L’intento che ci proponiamo come URP dipartimentale - in verità non sempre gradito da coloro (non pochi mi creda!) che fanno resistenza alle proficue evoluzioni della P.A. - è quello di una effettiva circolazione delle notizie/informazioni d’interesse generale e/o settoriale in modo reticolare-orizzontale con ampio spazio e facoltà di interlocuzione fra tutti i soggetti interessati; e ciò nell’ambito (spesso evocato, ma ancor più spesso negato da prassi tanto oggettivamente obsolete quanto "indiscutibili") delle molteplici, positive possibilità offerte dalla comunicazione digitale, fra cui - e non ultima - la bi/multi direzionalità("da uno ad uno", "da uno a molti", "da pochi a molti", "da molti a molti").

L’assunto di fondo è il seguente: di là dall’uso della P.E.C., non sarebbe utile - e, forse, ovvio - che una P.A. riconoscesse pienamente il valore sostitutivo (rispetto al cartaceo) dei documenti digitali inviati/ricevuti tramite gli accounts che essa stessa ha formalmente affidato (con ogni
connessa responsabilità d’uso) al proprio personale? Cioè, in buona sostanza, che essa - nel perimetrato ambito della comunicazione interna - riconoscesse alla posta elettronica non certificata pari "dignità" della P.E.C.?

Non so - in verità - se il mio ragionamento sia privo di fondamento giuridico-procedimentale, ma è proprio su questo che vorrei essere "confortato", in positivo o in negativo, s’intende!