Organizzare una conferenza stampa

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02/10/02 - Rete Civica del Comune di Messina - Giovanna Beccalli

"Provo a darti qualche consiglio: partirei dalla FORMA:
potrebbe essere un comunicato stampa, perché è di maggiore allerta.

Tuttavia, puoi anche utilizzare la forma di una lettera che chiamerai INVITO ALLA PRESENTAZIONE DI... .

In entrambi i casi, per stimolare l'interesse dei destinatari (non importa se si tratta di carta stampata o radio-tv), pensa alla tipologia di evento che devi comunicare ai media e cerca di mettere in evidenza la cosa che ritieni possa essere di maggiore appeal per loro.

Da giornalista che ha vissuto la redazione, mi sento di trasferirti una domanda che ci si pone prima di pubblicare qualcosa: "DOV'E' LA NOTIZIA?". A buon intenditor...

Inoltre, i TEMPI e le forme di veicolazione: la lettera potresti inviarla almeno 10 gg. prima (tieni conto dei tempi di recapito), il comunicato con un anticipo di 5-6 giorni.

I sistemi sono i soliti: fax e/o consegna a mezzo posta.

Il re-call è sempre da preferire: ti dà certezza di chi presenzierà ed, eventualmente, ti consentirà di ricordare in tempo l'evento. Puoi 'rammentarlo' anche il sabato o la domenica: tieni presente che ogni redazione si prepara in anticipo l'agenda del giorno dopo. Se il fine settimana non lavori (...) l'ultimo giorno utile sarà il venerdì...

Bene, spero di esserti stata utile e resto a tua disposizione per ogni ulteriore suggerimento."

 

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02/10/02 - COMMUNITY Bari - Franco Liuzzi

"Ti suggerisco di inviare un Comunicato Stampa (max una cartella) entro e non oltre venerdi.

Il comunicato annuncia la conferenza, ne chiarisce le motivazioni (la notizia...), il luogo, l'ora, i presenti.

Non è male sfoderare un titolo al comunicato, anche con un'evidenza migliore, orientato a catalizzare l'attenzione del destinatario più distratto o oberato. Sul comunicato è opportuno inserire i loghi dei promotori (se ci sono), chi lo invia ed a quale linea telefonica diretta è rintracciabile.

Puoi inviarlo anche per posta elettronica - se hai una e-mailing list - ma buona norma vuole di non dimenticare il buon vecchio fax. La posta è meglio lasciarla perdere.

Il recall è doveroso anche perché l'invito alla Conferenza Stampa può perdersi nei meandri degli uffici. Ma quando farlo? Non chiarisci l'orario, che è importante.

Un invito a mezza mattinata (ore 11) è spesso strategico anche perché consente ai giornalisti televisivi di raggiungere prima la redazione, per poi partecipare e fare il servizio in tempo per il notiziario.

Se la conferenza è lunedi, hai la necessità di ricontattarli tutti lunedi tra le 9,30 e le 10,00. Ma lo spazio di tempo è esiguo.

All'arrivo della Stampa è opportuno che ci sia un addetto (con badge) ad accoglierli per fornire loro una cartella stampa che dovrà contenere:
a) il comunicato di invito
b) tutte le informazioni che saranno enunciate
c) un comunicato di commento.

E' veramente necessario che il tutto sia allestito in formato elettronico:
un floppy o un cd rom con in word i testi e in jpg le immagini). Sì, anche le immagini, quelle immagini dell'iniziativa che riteni opportune.

Una conferenza per tutta la Stampa. Spero di esserti stato utile."

 

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02/10/02 - Ufficio Stampa-Comunicazione del Comune di Montepulciano (SI) - Diego Mancuso

"quanto prima è bene inviare gli inviti alla stampa?

- essendo di lunedì io li manderei via al più tardi il giovedì (se riguarda la stampa locale) o circa una settimana prima se ha carattere regionale o più ampio.

in che forma?

- e-mail dovrebbe andar bene ma tieni conto che, a causa dell'intasamento delle caselle di posta elettronica, le redazioni stanno tornando a preferire il classico, maneggevole fax.

è necessario un re-call?

- è opportuno purchè non diventi un "assillo" per i redattori... tieni conto che però rischi di avere a disposizione solo il lunedì mattina.

è bene differenziare la forma/la data dell'invito tra carta stampata e tv/radio?

- dipende dall'evento; in qualche caso (presentazione di un'opera pubblica, di uno spettacolo, sopralluogo su un cantiere etc.) la televisione ha esigenze diverse dalla stampa e allora può essere utile fissare due appuntamenti ma in linea di massima, dovendo contare anche sulla disponibilità di tempo di Amministratori, Dirigenti etc., io non farei differenze."