Comunicazione organizzativa

Come creare un'identità comune e condivisa all'interno di un'organizzazione

La comunicazione organizzativa si pone come un sistema di processi, caratterizzati per la loro importanza strategica e per l’alto grado di operatività, creazione, scambio e condivisione di messaggi. Questi messaggi si contraddistinguono per il contenuto sia informativo che di trasferimento dei valori stessi che costituiscono l’essenza dell’organizzazione. I contenuti viaggiano all’interno delle diverse reti di relazione, formalizzate o no in canali definiti, determinando l’operatività, la definizione dell’identità e la collocazione dell’organizzazione nell’ambiente esterno.
La comunicazione organizzativa si pone come uno strumento fondamentale per incidere sull’aspetto operativo e identitario dell’organizzazione. Il pubblico al quale si rivolge è composto sia dai membri interni e collaboratori dell’organizzazione che dal pubblico esterno, il quale raccoglie stakeholder, utenti effettivi e potenziali; in pratica tutti coloro che hanno o potrebbero avere a che fare -target potenziale- con l’organizzazione. La comunicazione organizzativa è un processo di elaborazione interno, ma che risponde attivamente alle sollecitazioni dell’ambiente esterno nel quale si colloca.
 

L’organizzazione, la comunicazione all’interno della organizzazione e la comunicazione organizzativa
Per chiarire meglio cosa sia la comunicazione organizzativa cerchiamo di capire cosa sia la comunicazione all’interno di un’organizzazione e le caratteristiche più interessanti di un’organizzazione per questa analisi.
La comunicazione è un processo, attraverso il quale una parte dell’organizzazione o un soggetto utilizza o è in grado di creare un sistema di reti di collegamento per lo scambio di messaggi. In questo modo si possono far viaggiare informazioni di qualsiasi natura a prescindere dal mezzo utilizzato e dalla consapevolezza dell’atto.
Nella sua dimensione più completa, il flusso di dati assume tre direttrici possibili all’interno della struttura dell’organizzazione: verticale orizzontale e trasversale. Quella verticale segue la struttura gerarchica dell’organizzazione, mentre quella orizzontale si sviluppa per piani simmetrici, sia della struttura sai delle figure professionali. L’ultima, la direttrice trasversale, traccia vie di comunicazione meno tradizionali che incrociano i diversi piani strutturali e professionali.
Le organizzazioni sono strutture sociali complesse. Composte da reti di relazioni guidate da regole proprie, attraverso le quali si rendono riconoscibili i comportamenti accettati, sono attraversate da flussi di comunicazione che si diffondono in maniera più o meno efficace. Le organizzazioni tendono il loro sforzo al raggiungimento di obiettivi prefissati; racchiudono quindi sia una dimensione sociale sia la dimensione più strettamente operativa.
 

I contenuti della comunicazione organizzativa
Quindi, la comunicazione organizzativa si pone come un contenitore nel quale si raccolgono allo stesso tempo sia le due dimensioni costitutive dell’organizzazione, sociale e operativa, sia le tre direttrici della comunicazione, verticale, orizzontale e trasversale. Per queste ragioni la comunicazione organizzativa assume una dimensione onnicomprensiva e complessa, tanto da diventare il veicolo sia della vision che della mission dell’azienda. Allo stesso modo diventa difficile poter indicare degli strumenti più adatti per la comunicazione organizzativa; è infatti molto più utile parlare di processi investiti dalla comunicazione organizzativa. Momenti come quelli definiti dalla comunicazione interpersonale o il rapporto fra la comunicazione e il benessere organizzativo, la dimensione del clima interno, l’importanza che assume l’ascolto attivo vengono direttamente investiti dalla comunicazione organizzativa, senza dimenticare la comunicazione interna. Solo quindi a questo livello, ad un passo successivo, sarà possibile individuare gli strumenti più adatti.


La PA e la comunicazione organizzativa
I programmi di sviluppo di comunicazione organizzativa sono, in pratica, confinati al settore privato. L’importanza che assume la comunicazione organizzativa come leva dello sviluppo globale dell’organizzazione, nell’aumentare il livello di efficienza e di evoluzione, è particolarmente apprezzato in settori sottoposti alla pressione della concorrenza. Gli enti pubblici non hanno ancora mostrato un massiccio interesse a questo tipo di comunicazione, tanto che spesso è la comunicazione interna investita del compito di elaborare i messaggi legati alla vision dell’ente o alla preparazione della ‘‘carta dei valori’’.
Le organizzazioni di natura pubblica si trovano a dover affrontare due grossi problemi, nel momento in cui decidono di avviare o sviluppare processi di comunicazione organizzativa.
Il primo è legato direttamente alla natura originaria della struttura organizzativa della burocrazia, disegnata sul modello militare, quindi fortemente gerarchizzato e formale, all’interno del quale le comunicazioni rispettano precise procedure. La natura delle organizzazioni influenza direttamente il tipo di comunicazione. Gli sforzi che sono stati fatti in questi ultimi anni per modificare l’assetto troppo rigido di molte organizzazioni pubbliche non è ancora sufficiente per creare un clima propizio alla maturazione della organizzazione pubblica.
Secondariamente, lo scarso sviluppo della comunicazione trasversale all’interno degli enti pubblici è un altro limite alla diffusione di un processo di comunicazione organizzativa. In alcuni casi, la stessa comunicazione orizzontale non pare molto efficiente. La mancanza della dimensione traversale all’interno della pubblica amministrazione è legata principalmente al personale. Fra i dipendenti pubblici è infatti molto scarso il senso di appartenenza all’ente: in queste persone è più sviluppata l’identificazione con il proprio settore o servizio, visione che prevale su quella che ricomprende l’intero ente.
 

Si è detto in lista

Esperienze

  • Comunicazione organizzativa_L'Esperienza del Comune di Manziana
     Il Comune di Manziana in provincia di Roma sta sperimentando un progetto di comunicazione organizzativa nato dall'esigenza di predisporre un adeguato strumento di programmazione triennale che unifichi gli obiettivi strategici insieme alle attivita'istituzionali dei vari servizi. Lo scopo è di realizzare un circolo virtuoso di comunicazione interna per migliorare la funzionalita' degli uffici e dei servizi in linea con la programmazione del Comune.

    Il «Piano Triennale della comunicazione organizzativa» è strutturato in quattro punti:
    - Elementi derivanti dai Report del Nucleo di Valutazione del Comune.
    - Piano delle Attività e delle Azioni previste.
    - Piano delle Progressioni Comunicative per far progredire le attività di comunicazione attraverso la diffusione e accessibilità dell'informazione a tutto il personale, accentuando la funzione d'integrazione trasversale tra il personale delle differenti entità organizzative.
    - Piano Pluriennale di Sviluppo per provvedere allo sviluppo delle azioni propositive.


    Referente:
    Angelo Vincenzo Grasso
    Segretario comunale
    tel:06/99674028
    fax:06/99674021
    e-mail:avgrasso@comune.manziana.rm.it


Bibliografia

  • Bonazzi  G.   Storia del pensiero organizzativo  Franco Angeli  Milano  1993 
  • Fabrizio Maimone    La comunicazione organizzativa. Comunicazione, relazioni e comportamenti organizzativi nelle imprese, nella PA e nel no profit  Franco Angeli  2010  32.0
  • Merli  G.   Total Quality Management  ISEDI  Torino  1991 
  • P. Watzlawich  , J.H. Beavit, D.D. Jackson  Pragmatica della Comunicazione Umana  Casa Editrice Astrolabio  Roma  1971 
  • Rifkin  J.   La fine del lavoro  Baldini e Castoldi  1995 
  • Scott  R.W.   Le organizzazioni  Il Mulino  1998 
  • Scott  R.W.   Istituzioni e organizzazioni  Il Mulino  1998 
  • Smith  A.   La ricchezza delle nazioni  Newton  1995 
  • Taylor  F.W.   Scientific Management  Harper & Brothers Publishers  1947 
  • Zink  K.J.   Quality Management as a Holistic Management Concept - The European Model for Business Excellence  Spriger  1998 
  • a cura di Bertani L., Ceinar V.    La comunicazione organizzativa  URP degli URP  2002 


Ultimo aggiornamento: 15/02/11