Banca dati

Salve a tutti,
sono attualmente impegnata nella pianificazione dell'urp presso il comune dove lavoro, vorrei avere da voi qualche consiglio su come creare la banca dati, quali strumenti usare, quali software vengono di solito utilizzati.
Grazie dell'aiuto che vorrete darmi.
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Cara Collega,
sono anch'io alle prese con la creazione di una banca dati elettronica: se operi come me all'interno di un picolo comune o comunque alle prese con la pubblica amministrazione il mio consiglio è quello di trovare il canale di contatto coi cittadini più economico per l'Ente e che abbia una copertura a tappeto e di diretto recapito con le famiglie residenti (alto tasso di diffusione e recepimento). Poi la catalogazione puoi farla tranquillamente con fogli di calcolo Excel, suddivisioni di rubrica nella posta elettronica etc. Dipenderà dal mezzo di comunicazione che potrai usare per contattare l'utenza o se invece devi fare una semplice archiviazione puoi farlo con semplice tabella in excel che ti permette di fare varie operazioni.
Spero di averti minimamente aiutato.
 
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Ciao, nel mio Comune, Cavriago, Provincia di Reggio Emilia, 9.600 abitanti, abbiamo acquistato un software per la gestione della banca dati dei procedimenti chiamato Spring. E' lo stesso che utilizzano molti Comuni quali Reggio Emilia, Parma, Modena, Carpi ecc..
 
Qualunque software tu decida di utilizzare ti consiglierei di scegleirne uno che ti consenta un trasferimento diretto o quasi dei dati sul WEB, in modo che la tua banca dati posa anche diventare il cuore dell'informazione del tuo sito.
 
Dal punto di vista organizzativo/gestionale ti consiglierei di agire in questo modo: creare una scheda-tipo  di procedimento, cercare di svolgere una "mappatura " preliminare dei procedimenti del tuo ente, utilizzando ad esempio materiale cartaceo già esistente (brochure, guide, modulistica) e poi fissare degli appuntamenti con i dirigenti e un referente per Settore o Ufficio (dipende dalla complessità organizzativa del tuo Ente) scelti dal dirigente stesso.
ti faccio un esempio: nel Comune dove lavoravo prima avevamo un referente per l'Area anzani, uno per i Minori, uno per gli Stranieri ecc..
Nella prima riunione io spiegherei innanzitutto perchè un URP deve realizzare una banca dati dei procedimenti (cosa non così scontata, credimi), illustrerei il metodo di lavoro che vuoi seguire, ovvero mappatura dei procedimenti e successiva stesura di una scheda ad hoc per ciascuno, chiederei una verifica dell'elenco dei procedimenti che ti sei creata con la tua mappatura inziale, per vedere se manca qualcosa o se ci sono stati canbiamenti, mostrerei la scheda e darei dei tempi di realizzazione.
In seguito ti consiglierei di incontrare uno per uno i vari referenti degli uffici, per compilare insieme la scheda (non credo che la prima volta sia saggio lasciarlo fare a loro da soli).
Una volta rielaborate le schede tornerei alla "plenaria", per confrontarti con il dirigente, oltre che con i referenti. In alcuni Comuni al Responsabile di procedimento viene chiesto di firmare la scheda definitiva, vedi tu se farlo o meno.
 
Ovviamente almeno una volta all'anno dovrai tornare dai tuoi referenti per aggiornare le schede di procedeimnto. Da parte loro i referenti dovranno comunicarti tempestivamente ogni cambiamento si verifichi.
E' per questo che credo sia importante formalizzare, con un atto del Direttore generale, la Rete dei referenti della comunicazione, o dell'URP che dir si voglia, in modo che si sentano responsabilizzati e che tu possa in qualche modo avvelerti dell'ufficialità con quelli più ritrosi a collaborare.
 
Sperando di esserti stata utile, mi scuso per la lunghezza della mail e ti auguro buon lavoro.
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Ciao Rita e ciao a tutta la lista
sono Flavia della Redazione URP del comune di Reggio Emilia vorrei solo precisare che il nostro Servizio è in convenzione con  il Consorzio In & Co. per l' utilizzo della loro banca dati Spring che contiene informazioni relative il territorio nazionale e l'estero.
Per quanto riguarda invece la Banca dati redatta dalla Redazione URP,  checontiene le schede informative del Comune di RE, degli Enti e delle Associazioni cittadine,  si sviluppa su Lotus Domino Notes.