Protocollo informatico

Come gestire un sistema di protocollo informatico

Il Legislatore definisce il protocollo informatico come ’’l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti’’, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. Tale definizione è contenuta nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1)
Tale normativa contiene le indicazioni a cui ogni sistema di protocollo informatico, che si intende adottare o realizzare, deve ottemperare nell’ambito de ’’la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione’’.

L’attività di protocollazione è quella fase del processo amministrativo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali. Costituisce pertanto un passo obbligato per tutti i flussi documentali che intercorrono tra le Amministrazioni ed all’interno di esse. Dalla sua gestione innovativa e razionale dipende strettamente il grado di efficienza e di trasparenza raggiunto dall’azione amministrativa.
 
 
Chi deve realizzare il protocollo informatico
Sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni ai sensi del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165  art.1 comma 2 dove: “ Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale’’.


Obiettivi
Gli obiettivi che si intendono perseguire con lo strumento del ’’protocollo informatico’’ sono:
  • eliminare i registri cartacei, diminuire gli uffici di protocollo, razionalizzare il flusso documentale;
  • implementare gli strumenti che favoriscono un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese) al fine di migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa
 
Linee guida e Manuale di gestione
Con il Decreto del 14/10/2003 vengono approvate le Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.
Le linee guida offrono un quadro unitario degli adempimenti minimi cui sono tenute le amministrazioni e che sinteticamente sono:

  • definizione di un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati con individuazione delle aree organizzative omogenee e i relativi uffici;
  • nomina dei responsabili di tali servizi;
  • redazione e adozione di un manuale di gestione del sistema documentario;
  • introduzione di un sistema informatico per la gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo del protocollo informatico.
     
Il CNIPA Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione ha redatto un modello di riferimento del Manuale di gestione , (risultato di un’analisi dei manuali di gestione pervenuti al CNIPA e/o pubblicati dalle singole amministrazioni centrali e locali) per tutte le amministrazioni che realizzano progetti di gestione elettronica dei documenti con alcune indicazioni operative per la stesura del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell’Archivio che le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate a predisporre ai sensi dell’art. 3, comma c) del DPCM 31 ottobre 2000 con le modalità riportate nel successivo art.5.


DigitPA
Dal 29 dicembre 2009 il CNIPA, su disposizione del decreto legislativo n.177 del 1° dicembre 2009, ha assunto la nuova denominazione di DigitPA. Il nuovo ente pubblico non economico opera all’interno della Presidenza del Consiglio dei Ministri e svolge funzioni di indirizzo e di coordinamento alle amministrazioni in termini di assistenza e consulenza, emanazione di regole e standard, valutazione, monitoraggio e coordinamento, realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione. L’Ente fornisce altresi’ assistenza tecnica nell’elaborazione di schemi di atti normativi, al Consiglio dei Ministri in materia di amministrazione digitale. 
 


Esperienze

  • Protocollo informatico_ Progetto DOCAREA. L'esperienza della Provincia di Bologna in materia di gestione elettronica dei flussi documentali
     Il progetto DOCAREA ha come obiettivi fondamentali lo sviluppo della comunicazione digitale nell'Ente e fra Enti, l'introduzione della gestione elettronica dei flussi documentali e la valorizzazione sia della rete degli sportelli unici per l'impresa che quella degli URP. Le 250 amministrazioni coinvolte possono condividere soluzioni tecniche e metodologie organizzative che coprono a 360° la tematica dei flussi documentali.
  • Protocollo informatico_Manuale di gestione. L'esperienza del Comune di Sala Baganza (PR)
     Il Manuale di gestione del protocollo informatico del Comune di Sala Baganza (PR) contiene le norme e le disposizioni che disciplinano la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei documenti all'interno delle Amministrazioni Pubbliche ed in particolare di questo Comune
  • Semplificazione amministrativa - L'esperienza del Comune di Pisa
     Il Comune di Pisa in attuazione del DPR 445/2000 e del Codice dell'Amministrazione Digitale ha avviato da diversi anni un percorso di "dematerializzazione documentale"" finalizzato al miglioramento organizzativo e alla trasparenza amministrativa nei riguardi di cittadini ed imprese.
    Nel 2004 è stato attivato il servizio di protocollo informatico con registrazione, acquisizione digitale dei documenti cartacei, assegnazione ai destinatari delle pratiche per via telematica e gestione del flusso documentale.
    Il percorso di dematerializzazione documentale è proseguito con l'avvio del procedimento informatico di firma digitale di alcune tipologie di atti amministrativi (determinazioni e provvedimenti dirigenziali).
    L'Amministrazione quindi, oltre a pubblicare sul sito della rete civica comunale i testi di delibere di Giunta e Consiglio e ordinanze, consente la consultazione dei documenti originali informatici sottoscritti con firma digitale quali determinazioni e provvedimenti dirigenziali.
    Il sistema informatico denominato "Iride" consente la gestione dei processi ed è strutturato in "scrivanie virtuali" in base all'organigramma del Comune di Pisa. Ciascun operatore, che ha competenza su un determinato procedimento, partecipa al processo in modo attivo dalla propria scrivania virtuale.
    Oggi tutta la struttura del Comune è in grado di utilizzare la PEC (posta elettronica certificata) integrata nel sistema di protocollo informatico e ha avviato il processo di interoperabilità di protocollo con altre PA della Regione Toscana con il trattamento automatico dei documenti di protocollo scambiati. Al documento informatico, opportunamente convalidato con la Firma Digitale, viene correlata la segnatura XML ed il messaggio viene inviato all'indirizzo della AOO destinataria per la sua protocollazione automatica.
    L'obiettivo è quello di addivenire ad un completo archivio informatico di tutti i documenti amministrativi.

    Referente:
    Patrizio Geri
    Comune di Pisa - Direzione Servizi Informativi - UO Automazione flusso documentale
    Tel 050 910385
    Fax 050 910581
    p.geri@comune.pisa.it


Cosa dice la norma



Ultimo aggiornamento: 15/06/10