Come ci si comporta nei casi di richieste informali? E con le richieste via e-mail?

URP DEL COMUNE DI GENZANO DI ROMA 05/03/01

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"Cari colleghi,siamo in fase di redazione del nuovo regolamento sul diritto di accesso. Ci occorrono alcune semplici delucidazioni:
1) le richieste di accesso le fate protocollare, anche in caso di accesso informale?
2) prevedete di accettare ed evadere le richieste anche tramite posta elettronica (in caso affermativo, come dimostrate di avere evaso la richiesta)?" 
 

 

05/03/01. Urp della Provincia di Torino - Luigi Brossa

1. "SI (e poi cosè l'accesso informale?)
2. "SI (la posta elettronica lascia traccia dettaglaitissima)

06/03/01. Urp del Provveditorato agli Studi di Bologna - Fiorenza Malizia

"in relazione ai tuoi due quesiti noi ci siamo organizzati così:
1) protocolliamo sempre le richieste di accesso che in genere non sono mai informali (noi per quelle informali intendiamo richieste verbali di accesso immediato agli atti)
2) sulla posta elettronica posso dirti che da non più di un mese rispondiamo quotidianamente o giriamo la posta agli uffici competenti (che non sempre rispondono!).
Io poi archivio tutto in una cartella personale chiamata appunto "ricevuti" su posta locale.

06/03/01. Urp del Comune di Reggio Emilia - Flavia Rapaggi

"non protocolliamo l'accesso informale, proprio perchè informale l'atto viene consegnato o dato in visione al cittadino ed il cittadino paga le eventuali fotocopie. Abbiamo adottato una agenda in cui annotiamo le richieste di accesso informale se, per motivi pratici, ci torna comodo ma non è nulla di formale e non sono assolutamente protocollate.

A proposito della seconda richiesta:le richieste di accesso informale le evadiamo anche tramite posta elettronica, nei casi in cui lo riteniamo opportuno specifichiamo che il file è solamente una copia semplice e non una copia conforme per tutelarci da eventuali maneggiamenti del file stesso.

Nel caso di richiesta di accesso formale al momento non evadiamo e non accettiamo la richiesta tramite posta elettronica perchè questo procedimento presuppone che l'identità della persona richiedente sia accertata e fino a quando il nostro ente non avrà adottato la firma digitale ciò non è possibile tramite posta elettronica.

Per quanto riguarda la possibilità di dimostrare di aver evaso la richiesta a mio parere è sufficiente inviare la mail con ricevuta di ritorno.
Tenga presente che proprio in questi giorni stà diventando operativo il testo unico per la pubblica amminastrazione ed il nostro ente sta predisponendo i necessari adeguamenti, al momento non so se saranno apportate variazioni in questa materia."