Come trattare la posta elettronica?

URP DELLA CAMERA DI COMMERCIO DI TREVISO - Marisa Bratovich 23/02/01

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"Ho letto il Testo Unico sulla documentazione amministrativa e continuo a non comprendere come si intenda trattare l'ordinario scambio di corrispondenza tra Uffici pubblici (leggi camerali nel mio caso) ed utenti che rivolgono richieste di informazioni mediante posta elettronica. Cosa, che - per fortuna - sta diventando routine. Non ritengo necessaria la "firma digitale" in risposte di tipo informativo. Ritengo sufficiente che nella risposta compaia la scheda identificativa di chi risponde. Ovviamente io non faccio protocollare la stampa "cartacea" di quanto mi perviene via e-mail, così come non provvedo a protocollare la risposta. Entrambi rimangono archiviate in posta elettronica con tanto di data ed ora di arrivo e di partenza.
Chiedo gentilmente ai colleghi come ci si deve comportare, per non incorrere in errori di gestione. La posta elettronica non è stata disciplinata all'interno dell'Ente ed ognuno si arrangia un pò come può. Io il problema me lo pongo e vorrei capirci qualcosa. " 
 

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20/02/01. Urp del Provveditorato agli Studi di Bologna - Fiorenza Malizia

"Ciao sono Fiorenza Malizia dell'Ufficio Relazioni con Pubblico del Provveditorato agli Studi di Bologna sono pienamente coinvolta dal problema della posta elettronica in quanto per anni (gestisco l'URP dal 1994) nessuno ha inteso o voluto recepire il problema delle risposte e della quantità di richieste alle quali dare soddisfazione soprattutto in un Ufficio dove il reclutamento del personale scolastico e  i concorsi banditi negli ultimi anni hanno fatto lievitare ampiamente le richieste di informazione per via telematica.
Finalmente pochi giorni  fa (16/2) sono riuscita a far passare un ordine di servizio interno con il quale ho reso consapevoli del problema tutte le sezioni dell'Ufficio e quando le richieste dei cittadini sono molto circostanziate e necessitano di risposte particolareggiate le "giro" direttamente ai settori responsabili rendendone partecipi  anche i richiedenti ai quali inoltro il nuovo indirizzo a cui ho girato la loro richiesta.
Non so se questa strada darà buoni frutti, se altri hanno altre proposte sono pronta a sperimentarle,  grazie e buon lavoro a tutti" .