Per costruire un’attività o un’iniziativa di comunicazione in modo efficace, occorre innanzitutto ricordare che non esistono regole comunicative universalmente prefissate dal momento che in questo processo entrano in gioco numerose variabili contingenti ed estemporanee, quali:

• l’io, ovvero gli elementi tipici del contesto socio- culturale come i tratti caratteriali e l’umore della persona che comunica
• l’interlocutore di riferimento, la cui età, il livello di istruzione, le tipicità caratteriali, cultura e valori, influenzano sensibilmente la relazione
• gli eventi comunicativi già intercorsi con il medesimo interlocutore, ovvero la storia della relazione tra l’io e il suo interlocutore
• l’obiettivo specifico della comunicazione
• gli strumenti utilizzati (posta elettronica, posta ordinaria, telefono, fax, colloquio ’’faccia a faccia’’, discussione di gruppo);
• lo specifico ambiente fisico in cui si svolge la relazione.

È poi di fondamentale importanza saper ascoltare in modo attivo i propri interlocutori, vale a dire comprendere le parole altrui e prestare attenzione alle modalità espressive verbo-gestuali del proprio interlocutore.

Occorre tener presente che la comunicazione avviene sempre su due piani, quello del contenuto: "cosa si dice" e quello della relazione: "come lo si dice", per cui è possibile affermare che esistono tre livelli diversi in ogni relazione comunicativa/conversazione:

Ne deriva che è impossibile non comunicare - secondo l'assioma di P. Watzlawick in una situazione in presenza di persone:" non si puo' non comunicare" - poiché anche nel momento in cui non si desidera comunicare, implicitamente, attraverso la comunicazione non verbale si manifesta comunque un comportamento, perciò si comunica sempre qualcosa, anche la propria volontà di non comunicare attraverso un semplice silenzio.

Accanto a ciò è importante considerare che esistono diverse modalità di comunicare i medesimi contenuti, vale a dire diversi stili di relazione.

La comunicazione è un processo circolare che prevede sei elementi:

• l’emittente, o fonte di trasmissione, è il soggetto da cui la comunicazione viene prodotta. L’emittente è caratterizzato e condizionato dalla propria cultura, da propri interessi, dal proprio linguaggio, da risorse e strumenti che ha a disposizione, dalla propria esperienza passata e dalla conoscenza che ha rispetto al contesto e agli interlocutori
• il messaggio è rappresentato dai contenuti e significati che l’emittente vuole trasmettere al destinatario
• il canale è il mezzo che viene utilizzato per la trasmissione del messaggio (giornali, radio, televisione, voce...)
• il codice è l’insieme di regole convenzionali utilizzate per esprimere il messaggio (ad esempio, la lingua madre, il linguaggio gergale utilizzato all’interno di un gruppo giovanile, l’alfabeto dei sordomuti o il braille per i ciechi)
• il destinatario-ricevente è il soggetto a cui il messaggio viene rivolto; anch’egli è caratterizzato da cultura, linguaggi, esperienze e strumenti propri
• il feedback rappresenta il ’’messaggio di ritorno’’ dal destinatario all’emittente. Esso consente di verificare che il messaggio è giunto a destinazione ed è stato compreso.

Quanto alla circolarità del processo comunicativo, esistono disturbi della comunicazione (altrimenti definiti come ’’rumors’’) che agiscono sugli elementi che la compongono e possono interrompere questo ’’flusso circolare’’, causando una ’’cattiva’’ ricezione del messaggio emesso.

I disturbi della comunicazione possono riguardare:

• atteggiamento
• canale/codice
• ascolto
• contesto/cultura
• contenuto e relazione
• verbale/non verbale
• stereotipi.

Alcuni esempi di come agiscono questi disturbi, si possono ritrovare in:

• una linea telefonica disturbata (canale)
• un utilizzo di un linguaggio diverso (codice)
• un messaggio costruito in modo troppo complesso per il ricevente (contenuto)
• un cattivo ascolto sia da parte del ricevente che dell’emittente (ascolto)
• un non superamento di stereotipi mentali e culturali (stereotipi)
• uno scarso interesse a comunicare (relazione, atteggiamento)
• una diversità di valori culturali (contesto/cultura).

Disturbi della comunicazione si verificano anche quando uno degli attori coinvolti nel processo comunicativo si rende conto che l’altro non risponde, non dà un feedback adeguato alla sua comunicazione. Quando si comunica, soprattutto se si comunica in modo personale e profondo, è molto importante ricevere un feedback adeguato; se questo non accade, l’emittente può ritrarsi e cessare di comunicare.