L’intervista è un incontro che deve essere preparato con cura dall’ufficio stampa. Come primo passo occorre far conoscere all’intervistato il giornale (o il mezzo di comunicazione), il taglio che di solito viene dato agli articoli, e il tipo di tematiche di cui principalmente si occupa.

Poi è molto utile delineare un identikit del giornalista che si presenterà all’appuntamento, così come descrivere all’inviato del media  la figura dell’amministratore. E’ legittimo chiedere se non proprio le domande esatte, almeno le tematiche che verranno affrontate durante l’incontro.
 
Il compito fondamentale dell’ufficio stampa è preparare l’intervistato ipotizzando con lui tutte le possibili domande infide. Peccare di pignoleria, in questo caso, è un preciso dovere dell’addetto alla comunicazione con i media. D’altronde per l’amministratore è rassicurante essere consapevole delle trappole che gli si possono tendere e a cui è già stata individuata una risposta diplomatica. 
In nessun caso l’intervistato deve risultare nervoso, in difficoltà o peggio ancora reticente.
Si può naturalmente anche utilizzare il no comment con garbo e dando le motivazioni per cui non si vogliono rendere note informazioni aggiuntive. Occorre tenere presente che spesso il no comment è recepito come una conferma, come un “Si ma non posso dirlo”.

Per allenare un intervistato ancora alle prime armi, può essere molto utile fare alcune interviste simulate, per esempio nelle Pa locali, dove gli amministratori non sempre sono abituati agli incontri con la stampa.
Preparare l’intervista vuol dire anche valutare a priori quale potrà essere lo spazio e la rilevanza che il giornale darà al colloquio. Si evita così per esempio di generare false aspettative per un posto di rilievo in un autorevole quotidiano, con tanto di foto, quando la pubblicazione avverrà in un piccolo riquadro nell’ambito di un’inchiesta più ampia.