Ufficio Stampa
Come gestire i rapporti con i mezzi di comunicazione di massa
La legge 150/2000 "Disciplina delle attività di comunicazione e informazione nella PA", individua l’ufficio stampa , la cui attività in via prioritaria è indirizzata ai mezzi di informazione di massa.
La legge delinea una prima differenziazione tra le attività di informazione che si realizzano attraverso l’ufficio stampa e il portavoce e le attività di comunicazione che si realizzano attraverso l’Urp.
L’ufficio stampa assolve, in particolare, compiti istituzionali di informazione, mentre il portavoce è in stretto collegamento con il vertice politico delle amministrazioni.
Il 10 novembre 2011 il Consiglio Nazionale dell'Ordine dei giornalisti ha approvato La Carta dei doveri dei giornalisti degli Uffici stampa. Nel documento ufficiale si definisce come attivita' di Ufficio Stampa: "una funzione d'informazione prettamente giornalistica, in quanto diffonde notizie per conto di aziende, organismi, enti privati o pubblici. Sono percio' esclusi dall'attivita' di Ufficio Stampa differenti aspetti della comunicazione, come relazioni pubbliche, relazioni con i cittadini, marketing e pubblicita' ".
Le funzioni
La funzioni principali dell’ ufficio stampa sono quelle di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall’interno dell’ente/organizzazione verso gli organi di informazione.
I suoi principali interlocutori sono i mass media: quotidiani, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.
Gli uffici stampa rispondono al compito di fornire informazione e creare una buona immagine per la Pubblica Amministrazione per cui lavorano, in modo che la stampa generalista o di settore parli di loro.
Hanno l’ambizioso obiettivo di fare in modo che i giornalisti si occupino del loro Ente in eventi positivi e che altresì si indirizzino a loro come fonti attendibili anche in eventi di crisi invece che rivolgersi ad altri.
L’ufficio stampa interviene sull’informazione diretta al giornalista, e sui suoi modelli di elaborazione dell’informazione attraverso una continuativa opera di promozione della PA: dei suoi successi e delle sue novità.
Il mestiere dell’ufficio stampa è comunicare all’esterno dell’organizzazione, e per farlo bisogna essere credibili perché la perdita di credibilità equivale a un danno difficilmente quantificabile ma di lungo periodo intermini di: passaparola negativi, discredito, inattendibilità e procedimenti disciplinari.
Organizzare un ufficio stampa significa imparare giorno dopo giorno come muoversi, quando osare, come gestire le situazioni, come ottenere i risultati.
Il tutto parte dalla conoscenza dell’amministrazione, l’ufficio stampa infatti è senza dubbio la struttura deputata al rapporto con i media, ma è tanto più utile quanto meglio ha chiara la missione dell’Ente: uno dei più grandi errori che un ufficio stampa può compiere è promettere ciò che non può mantenere e questo è ancora più vero per le istituzioni pubbliche.
Compresa la propria amministrazione, approfondite le aspettative rispetto all’investimento che fa nell’ufficio stampa, vagliata la storia dell’Ente e i progetti futuri l’ufficio stampa è pronto a studiare la strategia per centrare gli obiettivi che hanno reso necessario l’intervento di esperti.
I principali obiettivi dell’ufficio stampa sono in sintesi:
- ottenere la maggiore visibilità possibile costante e mirata sui media
- certificare ed avvallare la credibilità dei messaggi divulgati dall’Ente
- veicolare messaggi complessi per cui la pubblicità è inadeguata
- creare un flusso continuo di informazioni
- interessare i giornalisti
- creare un’immagine positiva dell’ente
- prevenire e risolvere situazioni pericolose e dannose per l’Ente (Comunicazione di crisi)
- accreditare il proprio Ente come fonte indispensabile su specifiche tematiche
Chi lavora negli uffici stampa
I requisiti per lavorare in un ufficio stampa di una PA sono stabiliti dall’art.9 comma 3 della legge 150/2000 e dal DPR 422/2001: ’’L’ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall’organo di vertice dell’amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione".
Negli uffici stampa l’individuazione e la regolamentazione dei profili professionali, sono affidate alla contrattazione collettiva, con l’intervento delle organizzazioni rappresentative della categoria dei giornalisti.
I coordinatori e i componenti dell’ufficio stampa non possono esercitare, per tutta la durata dei relativi incarichi, attività professionali, nei settori del radio-televisivo, del giornalismo, della stampa e delle relazioni pubbliche. Eventuali deroghe possono previste dalla contrattazione collettiva di cui al comma 5.
In particolare evidenziamo i compiti delle seguenti figure:
Capo ufficio stampa: E’ il responsabile delle strategie e delle strutture di informazione verso i mass-media: organizza e dirige l’ufficio stampa, progetta strumenti informativi a stampa o elettronici, cura l’immagine dell’ente, mantiene i rapporti con le redazioni giornalistiche e coordina le attività d’informazione che amministratori e uffici indirizzano al sistema dei media.
Addetto stampa: E’ incaricato di gestire un’attività o settore dell’ufficio stampa. Può coordinare l’organizzazione delle conferenze stampa, svolgere funzioni di caporedattore dell’house horgan aziendale, o delle pubblicazioni istituzionali, gestire campagne di informazione o seguire specifiche attività editoriali.
Gli strumenti operativi di un ufficio stampa
Nell’ambito delle principali funzioni dell’ufficio stampa, alcune attività specifiche, meritano un approfondimento sul loro contenuto e quindi anche sulle loro tecniche operative.
