L’archivio è il complesso dei documenti prodotti da una persona fisica o giuridica, pubblica o privata nel corso dello svolgimento della propria attività.

Si usa il termine archivio, in un’accezione più generica, per indicare, all’interno di un ente pubblico o di un qualsiasi istituto in cui siano concentrati archivi di diversa provenienza, ciascun complesso documentario che abbia un carattere di unitarietà, sia nel caso si tratti di un archivio di un determinato ente (archivio in senso proprio), sia che si tratti di un complesso di documenti prodotti da enti diversi ma confluiti per ragioni varie nell’ente, sia che si tratti di un complesso di documenti che sia il risultato di smembramenti, fusioni e riordinamenti eseguiti in archivi di concentrazione, sia che si tratti di miscellanee o di raccolte.

I vantaggi di archiviare
L’archiviazione risponde al bisogno di conservare il materiale documentario in modo razionale e uniforme per renderlo recuperabile nella ricerca. 
Una archiviazione dei dati e dei documenti condotta in maniera sistematica riserva notevoli vantaggi quali:  
- consentire un accesso immediato tramite Internet o Intranet ai documenti da parte del personale autorizzato;  
- consentire un aggiornamento costante dell’archivio digitale online   
- eliminare i ritardi di stampa e distribuzione dei documenti  
- riduzione dei costi di ricerca dei documenti   
- garantire la sicurezza nella conservazione dei documenti

Come archiviare in modo semplice 
E’ fondamentale iniziare con la gestione dei documenti, la quale viene effettuata determinando: 
- la tipologia del documento per es.articolo di giornale, legge, la gazzetta ufficiale, i regolamenti, ecc. 
- la classificazione del documento che si puo’ fare per indici, numeri, lettere, ecc. 
- la costruzione di un database per ordinare e indicizzare le informazioni. Si può immaginare una banca dati come una grande tabella nella quale ogni riga rappresenta una serie di informazioni attinenti le une con le altre.All'interno della riga sono disponibile diversi campi, ognuno destinato a un tipo di informazione diversa. E’ utile programmare i campi che interessano per l’archiviazione per es. nome della testata, data, fonte normativa, tipologia, argomento, ecc.    
L'uso delle banche dati è indicato per l'archiviazione di grosse quantità di informazioni in quanto consente l'indicizzazione dei campi e il recupero rapido delle informazioni attraverso maschere di ricerca. (vedi strutturazione del database URP) 
- la procedura di scannerizzazione. Si possono scannerizzare le pagine che interessano utilizzando programmi semplici, disponibili su internet. Gli originali legalmente rilevanti debbono essere numerati e riposti nei faldoni per essere conservati per il periodo di legge, non prima di essere digitalizzati tramite uno scanner.

(Per una archiviazione tramite procedure di tipo informatico vedi la pagina sul: protocollo informatico)

La circolazione e distribuzione dei documenti L’utilizzo dello scanner che permette quindi l’archiviazione in formato elettronico consente anche una maggiore rapidità e visibilita’ nella circolazione dei documenti  stessi. Per facilitare la distribuzione si possono organizzare delle liste di distribuzione per inoltrare direttamente agli interessati i documenti. Non è più necessario trasferire fogli di carta da un ufficio all’altro ma, come con le e-mail, sarà sufficiente recapitare un messaggio di posta elettronica a cui allegare i documenti digitali.Si puo’ pensare anche di collegare il documento alla mansione dell’operatore o all’ufficio, si fa pervenire a ciascun addetto interessato la notifica della posta in arrivo e l’allegato digitale del documento immesso nella rete. Le funzioni tipiche della posta elettronica favoriranno la sua immediata presa in esame. Senza interventi manuali l’operatore potrà consegnare all’ufficio o alle persone  interessate i documenti assicurandosi che vengano presi in esame nel modo più rapido.