Il punto di partenza indicato dal Modello CAF è costituito dalla decisione del vertice dell’organizzazione, che stabilisce come organizzare e pianificare le attività di autovalutazione, definendo ambito, approccio e responsabilità, sentiti i portatori di interesse. Questo primo passo, essenziale per il successo dell’intero processo, dovrebbe scaturire dalla comprensione della valenza strategica dell’autovalutazione e di conseguenza esprimere l’impegno della dirigenza a pilotare l’intero processo, consultando e coinvolgendo tutti i portatori di interesse. A questa decisione dovrebbero seguire la pianificazione e l’organizzazione delle attività.
Prima di passare all'attività centrale del processo, l’autovalutazione vera e propria (lo step 5 del processo indicato dal Modello), il Modello CAF indica altri passi fondamentali:
•    la comunicazione interna ed esterna, finalizzata al coinvolgimento;
•    la costituzione del Gruppo operativo che si occuperà della raccolta, analisi e sintesi delle informazioni (Gruppo di Autovalutazione - GAV);
•    la formazione/informazione sul modello CAF e sul processo di autovalutazione,verso il vertice della struttura, verso il GAV, verso il personale tutto e, con gli strumenti  opportuni, verso le parti interessate esterne.

L’attività centrale del processo è la vera e propria autovalutazione dell’organizzazione, cioè l’analisi da parte del Gruppo di Autovalutazione della risposta della scuola alle indicazioni del modello, individuando i Punti di Forza, i Punti di Debolezza e il punteggio da assegnare ad ogni sottocriterio. Le Linee Guida indicano nel dettaglio come svolgere questa attività e con quali strumenti. L’autovalutazione può partire dall’analisi del Fattori abilitanti (FA), per poi verificare come i risultati misurino l’efficacia di quanto in atto, o può partire dai risultati, per poi indirizzare sulla base di questi l’analisi dei Fattori abilitanti. In quest’ultimo caso si parla di autovalutazione diagnostica.
Se si parte dai Fattori abilitanti, si ricercano anzitutto le evidenze delle pratiche in corso in risposta alle indicazioni date dal Modello CAF, seguendo lo schema Criterio – Sottocriterio – Esempi indicati dal Modello. Una volta completata l’analisi dei Fattori abilitanti, la parte Risultati indica in modo oggettivo, tramite valutazioni quantitative, l’efficacia e l’efficienza di quanto in atto.
Nel caso di autovalutazione diagnostica, l’analisi parte dai risultati per andare poi ad indagare i Fattori abilitanti che li hanno determinati.

L'obiettivo di un processo di autovalutazione è capire come funziona la scuola per individuare cosa si può fare per migliorarne il funzionamento a vantaggio non solo dei portatori di interesse esterni i "clienti" diretti ed indiretti (allievi, genitori, società, …), ma ancora prima dei principali portatori di interessi interni: il personale della scuola stessa. Il presupposto per l'erogazione di un servizio scolastico di qualità è la creazione di un ambiente in cui ognuno sia stimolato a dare il proprio contributo, si senta di poter accrescere le proprie competenze, ecc.. Solo se questa consapevolezza è presente nelle figure chiave della scuola si potrà più facilmente ottenere il coinvolgimento e la motivazione del personale della scuola nell’autovalutazione. Il loro esempio convincerà infatti chi è meno motivato, soprattutto quando i risultati dimostreranno che si è ottenuto un reale miglioramento della scuola. Il personale amministrativo è una componente fondamentale per il funzionamento efficace ed efficiente della scuola. È pertanto fondamentale motivarlo alla partecipazione alle attività di autovalutazione e miglioramento al pari del personale insegnante, coinvolgendolo nelle indagini preliminari (ad es. nei questionari per il personale o nelle indagini di clima) e facendolo partecipare alle attività specifiche. Viene raccomandato inoltre che nel GAV sia rappresentato anche il personale amministrativo, che ha competenza sui processi specifici.

Per garantire la significatività del processo di autovalutazione, e ancora di più per le azioni di miglioramento che ne deriveranno, è importante il coinvolgimento delle parti interessate esterne, ed in primo luogo degli studenti e delle famiglie.
Il coinvolgimento si otterrà anzitutto con la comunicazione, fatta con gli strumenti che la scuola riterrà opportuno attivare (ad es. incontri specifici, sito web, bacheca, ecc.). I contenuti della comunicazione dovrebbero essere focalizzati sulla principale finalità dell'AV che è il miglioramento dei servizi erogati e sul fatto che il coinvolgimento degli studenti e delle famiglie è fondamentale per un efficace funzionamento dell’intero processo.
In particolare:
-    nella fase di autovalutazione, il coinvolgimento permetterà di disporre o confermare le informazioni relative alla percezione degli studenti e delle famiglie sul rapporto con la scuola, sugli aspetti positivi e sui problemi, sulla rispondenza dei prodotti e servizi alle loro necessità ed attese ecc., al fine di avere elementi oggettivi per l’autovalutazione stessa. Ciò potrà essere ottenuto tramite incontri, focus group, questionari ecc.)
-    nella fase di miglioramento, in funzione dei progetti definiti, il coinvolgimento dovrà permettere di ricevere un loro contributo per realizzare i miglioramenti previsti, che in gran parte dei casi dipendono dall’interazione delle due parti: la scuola e i suoi clienti (studenti e famiglie).

Non sono previsti finanziamenti dedicati per lo svolgimento delle attività di autovalutazione o in generale di applicazione del Modello CAF. Le scuole possono tuttavia riconoscere in maniera tangibile la partecipazione e l’impegno del GAV utilizzando il FIS.
Oltre ai riconoscimenti tangibili, ove possibili, vanno anche considerati i riconoscimenti intangibili, come elementi in grado di determinare motivazione per chi impegna il proprio tempo e le proprie capacità per migliorare il funzionamento della scuola tramite l’autovalutazione e il miglioramento.
Non va trascurata neppure la considerazione che il processo di autovalutazione non dovrebbe essere visto come “qualcosa in più”, ma come il modo sistematico di valutare cosa si fa, come lo si fa, come può essere misurato e migliorato. Bisogna sostenere la mentalità che il risultato dell’applicazione del Modello è prima di tutto un modo migliore di lavorare all'interno della scuola e di produrre risultati positivi per i portatori di interesse: questi stessi elementi dovrebbero motivare il personale al di là dei riconoscimenti tangibili o simbolici.