E’ un evento importante a carattere straordinario e in quanto tale deve essere ben organizzata nelle fasi di preparazione, svolgimento e seguito.

 Ha una precisa utilità quando si verificano queste condizioni: 

1. l’Istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per l’opinione pubblica o per i giornalisti, cioè tali da procurarsi un ulteriore approfondimento attraverso il dibattito con la stampa;
   
   
2. è utile ed efficace visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi;
   
   
3. è opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un nuovo servizio;
   
   
4. la Pubblica Amministrazione ritiene produttivo anticipare e quindi prevenire, attraverso il dibattito, possibili dubbi, repliche e carenze informative.

Nella fase di preparazione bisogna valutare la corretta motivazione dei giornalisti dei quali si programma la presenza, e se la partecipazione può comportare positivi sviluppi, nell’ ottica degli obiettivi istituzionali in materia.

Durante la fase di svolgimento, la conferenza stampa avrà maggior risalto tanto più sarà prestigiosa la persona chiamata a presiederla. Sia il relatore ufficiale in genere collocato al vertice dell’istituzione, sia gli eventuali dirigenti chiamati ad affrancarlo, devono essere preparati alle tecniche specifiche di una conferenza stampa.

Oltre alla chiara esposizione risulta utile non solo la capacità di rispondere alle domande che l’ufficio stampa ha preparato ma anche la capacità di eludere il discorso, vale a dire di “scaricare”  quelle domande alle quali non si sa o non si può rispondere.
Per quanto riguarda i tempi, a causa degli orari di lavoro e di limiti tecnici imposti dalla chiusura delle pagine, i giornalisti dei quotidiani e delle agenzie di stampa, sono soprattutto disponibili tra le h. 10.00 e le h. 13.00.

All’inizio della conferenza stampa viene distribuita ai partecipanti un’ampia documentazione (press kit).
Il materiale informativo dovrà essere oggetto di particolare cura, sia come forma sia come contenuto.
La cartella stampa deve contenere: una sintesi di non più di 2 o 3 cartelle della conferenza (argomenti, dati, costi, raffronti, precedenti significativi) una o più foto con didascalia, eventuale altra documentazione.
Se ci sono elementi di cui non si vuole parlare meglio essere chiari ed esplicitarlo. (Es:”Non commento le voci di probabili acquisizioni”).  

Nel dopo conferenza  è necessario trasmettere immediatamente la documentazione a chi non era presente ed inviare i ringraziamenti a coloro che hanno partecipato.
Il giorno successivo controllare se è stata data notizia e in quali forme, dell’iniziative.
I pezzi pubblicati vanno raccolti e predisposti in un’apposita rassegna stampa che sarà inviata al relatore della conferenza stampa e una copia conservata nell’archivio dell’ufficio stampa. 

Per organizzare una conferenza stampa in sintesi, è utile prevedere i seguenti elementi:

- un tema di reale interesse per il pubblico di riferimento

- oratori anche esterni competenti sul tema

- scelta e prenotazione del locale, che deve essere facilmente raggiungibile

-elenco dei giornalisti invitati per testate

- tempo per l’invito (almeno due/tre settimane prima)

- comunicato per le agenzie stampa

- preparazione dei materiali (press-kit)

- controlli e richiami telefonici

- sistemazione della sala in cui si svolge la conferenza, dotandola di tutte le attrezzature necessarie

- eventuale organizzazione logistica: viaggi, alloggi, bevande, cibi

- invio specifico di materiali a testate diverse dai quotidiani quali tv, radio, settimanali, riviste

- comunicato stampa per annunciare la conferenza

- invio dei materiali ai giornalisti non intervenuti

- verifica dei risultati di pubblicazione della notizia

- lettera di ringraziamento ai giornalisti