Un problema emerso come molto forte già da una decina di anni è la lontananza esistente spesso tra il linguaggio impiegato dalle Amministrazioni per informare e comunicare e i cittadini a cui le comunicazioni sono riferite.

La lontananza che il linguaggio burocratico ha rispetto a quello comunemente utilizzato dai cittadini diventa spesso un elemento che va ad impattare sulla reale efficacia dello stesso messaggio e della sua effettiva e concreta ricezione e comprensione.

Per molto tempo si è scambiato il linguaggio burocratico per un linguaggio tecnico, attribuendo la sua scarsa comprensibilità alla necessaria complessità e specificità.

In realtà, la scarsa immediatezza del linguaggio burocratico è soprattutto dovuta alla sua pesantezza, risultato di più fattori quali:

• elevato impiego di parole inconsuete, spesso arcaiche
• complessità del periodare, lungo e pieno di incisi, di frasi subordinate e relative
• eccessiva formalità e forte commistione con il linguaggio legislativo

A questo proposito il Dipartimento della Funzione Pubblica ha emanato una serie di direttive al fine di semplificare il linguaggio burocratico utilizzato dalle Pubbliche Amministrazioni e far sì che esse adottino modalità comunicative e stili più immediati e più vicini ai loro utenti e riceventi.

Aspetto fondamentale che il legislatore sottolinea in più punti e che testimonia il reale e significativo mutamento di prospettiva, è la centralità che deve assumere il destinatario della comunicazione: è necessario che la Pubblica Amministrazione identifichi a chi è rivolta la propria comunicazione e si sforzi di adattarla il più possibile ad esso.

A questo proposito è utile che tali indicazioni si trasformino in una nuova modalità di comunicare da parte della Pubblica Amministrazione, nuova modalità che dovrebbe essere applicata a 360°, quindi sia nelle comunicazioni esterne che nelle comunicazioni interne.

Semplificare il linguaggio amministrativo presuppone di agire su tre ambiti: l’organizzazione logico-concettuale del testo, la sintassi e il lessico.

Per realizzare questa semplificazione è utile agire su due aspetti: formulare in maniera chiara l’oggetto principale della comunicazione:

• ambito redazionale, quindi su tutto ciò che riguarda la scelta delle parole, l’organizzazione e la strutturazione della frase e delle informazioni da trasmettere;
• ambito grafico, quindi la scelta del carattere, l’impaginazione e gli altri elementi grafici di compendio. 

Per quanto riguarda le tecniche, per semplificare il linguaggio è necessario:

• intervenire sulle parole;
• intervenire sulle frasi;
• organizzare in maniera appropriata i concetti che si vogliono esprimere;
• formulare in maniera chiara l’oggetto principale della comunicazione;
• porre attenzione alla grafica, che non è da considerare solo un elemento decorativo, ma un trattamento funzionale alla qualità comunicativa del testo.