Creare o sistemare i moduli che i cittadini devono compilare per comunicare con l’organizzazione o l’ente richiede una struttura chiara e definita. Ecco i passaggi chiave da seguire per creare la modulistica:

• pensare ad una intestazione in cui siano indicati l'ente e il servizio interessato e in cui queste indicazioni siano facilmente visibili e identificabili (magari adottando un "logo", cioè un simbolo o un particolare modo di scrivere che rappresentino il servizio)
  
  
• decidere come organizzare lo spazio all'interno del modulo. E' importante lasciare sufficiente spazio per scrivere, soprattutto nel caso in cui il modulo serva per reclami o altre comunicazioni libere dei cittadini. Invece, se ciò che deve essere scritto ha una lunghezza prevedibile (numeri di telefono, fax, età, data di nascita, ecc...), è bene strutturare lo spazio in modo rigido, per facilitare l'inserimento delle informazioni (ad esempio, adottando delle caselle in cui si scrive all'interno)
  
  
• fornire chiare indicazioni sulle modalità di compilazione (in stampatello, con una penna, ecc...). E' opportuno che queste indicazioni siano collocate nella parte superiore del modulo. Sia nelle spiegazioni che nel testo è bene usare parole di facile comprensione e costruire frasi brevi e semplici
  
  
• cercare di evitare le note a piè di pagina per fornire chiarimenti sulla compilazione. Le spiegazioni devono essere collocate subito al termine della sezione interessata, per evitare che il cittadino le vada a cercare per tutto il modulo (questo problema è particolarmente rilevante nel caso di moduli lunghi)
  
  
• è importante che la struttura del modulo sia molto semplice: per questo motivo è bene evitare colori troppo accesi, grafiche eccessivamente elaborate, ecc...