La posta elettronica certificata è un e-mail che garantisce ora e data di spedizione e di ricezione, provenienza ed integrità del contenuto. La PEC consente di inviare e ricevere messaggi con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. 

Con il DPR n.68 dell’11 febbraio 2005 , recante il regolamento concernente le disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, si riconosce validità giuridica ai documenti trasmessi per posta elettronica.La posta elettronica certificata e la firma digitale vanno utilizzate per le comunicazioni che hanno bisogno delle ricevute di invio e di consegna per identificare con certezza il mittente. L’e-mail certificata acquista valore legale grazie al fatto che la trasmissione del messaggio e la ricezione da parte del destinatario sono certificate dai gestori di posta elettronica certificata del mittente e del destinatario, attraverso la ’’ricevuta di accettazione’’ prodotta dal primo e la ’’ricevuta di avvenuta consegna’’ prodotta dal secondo.

Come funziona la PEC 
Il processo di invio e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata è il seguente: il mittente spedisce il messaggio al suo gestore di PEC che gli inoltra la ricevuta di accettazione e contemporaneamente invia il messaggio alla casella di posta del destinatario direttamente (se il gestore è lo stesso) oppure al gestore del destinatario assicurando l’interoperabilità dei servizi offerti. Come per una raccomandata con ricevuta di ritorno, un’e-mail certificata si ritiene "ricevuta" dal destinatario se consegnata nella casella di posta elettronica (tale fatto è comprovato dalla ricevuta che invia il gestore di posta di quest’ultimo), indipendentemente dal fatto che sia stata o meno letta. 
Le ricevute rilasciate dai gestori di posta sono inoltre da essi sottoscritte mediante una firma elettronica avanzata, generata in automatico dal sistema di posta e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e l’altra privata, assicurando così la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio di posta elettronica certificata.

La PEC nella PA
Nella circolare n°1 del 2010 del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica (DDI), si sottolinea la necessità di utilizzare nuovi canali informatici al fine di aumentare il grado di informatizzazione e di digitalizzazione dei processi amministrativi e di rendere più trasparente ed efficace l’azione pubblica. Nella circolare si evidenzia l’importanza della comunicazione tramite PEC, quale sistema facile e sicuro per l’interazione tra pubbliche amministrazioni, cittadini, imprese. Alla posta elettronica certificata viene dato particolare rilevo all’interno della PA, per la garanzia di qualità, tracciabilità e sicurezza che essa offre.

Con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009 “Disposizioni in materia di rilascio ed uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini" si definiscono la modalità di attivazione della PEC e gli obblighi per le pubbliche amministrazioni in materia, già previsti nel Codice dell’amministrazione digitale (art.6 e art 47) e nella legge 2/2009 (art.16 e art 16 bis).

All’art.4 del citato DPCM si stabilisce che le amministrazioni pubbliche “istituiscono una casella di PEC per ogni registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA (ora denominato DigitPa), “rendono disponibili sul loro sito istituzionale, per ciascun procedimento, ogni tipo di informazione idonea a consentire l’inoltro di istanze da parte dei cittadini titolari di PEC, inclusi i tempi previsti per l’espletamento della procedura”; le PA inoltre “accettano le istanze dei cittadini inviate tramite PEC” nel rispetto dell’art.65 del Codice dell’amministrazione digitale.

In sintesi, a seguito di quanto stabilito dalle diverse disposizioni in materia, le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di:

- dotarsi di una casella di PEC per qualsiasi scambio di informazioni e documenti (art.6 Codice dell’amministrazione digitale)

- dotarsi di una casella di PEC per ciascun registro di protocollo (art. 47 comma 3 del Codice dell’amministrazione digitale e art.16 comma 8 legge 2/2009)

- comunicare al DigitPa gli indirizzi di posta elettronica certificata istituiti per ciascun registro di protocollo (art.16 comma 8 legge 2/2009 e art.4 DPCM 6 maggio 2009) 

- utilizzare la PEC per ogni scambio di documenti e informazioni con tutti i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica (art.6 Codice amministrazione digitale) 

- pubblicare nella pagina iniziale del sito web istituzionale l’indirizzo di PEC a cui può rivolgersi il cittadino per qualsiasi richiesta (art.54 Codice dell’amministrazione digitale e art.34 della legge 69/2009) e di rendere disponibili sul sito per ciascun procedimento le informazioni necessarie per consentire l’inoltro di istanze da parte dei cittadini (art.4  DPCM 6 maggio 2009)

- definire le modalità di attribuzione- mediante convenzione con il dipartimento per l’innovazione e le tecnologie (ora DDI) o con l’affidatario del servizio – della casella di PEC ai propri dipendenti e di utilizzare la PEC per le comunicazioni e le notificazioni destinate ai dipendenti pubblici  (art.16 bis legge 2/2009 e art.9 DPCM 6 maggio 2009)

Le amministrazioni pubbliche sono inoltre chiamate a:

- collegare il sistema di protocollazione e gestione dei documenti  (conforme al DPCM del 31 ottobre 2000) a sistemi idonei a trasmettere e ricevere documenti anche mediante PEC (Circolare n°1/2010 DDI) 

- divulgare i propri indirizzi di PEC, oltre che sul sito istituzionale, attraverso altri canali di comunicazione con il cittadino, (Circolare n°2/2010 DDI)

- dotarsi di strumenti per l’apposizione della firma digitale sui documenti da trasmettere nei casi previsti dalla legge (Circolare n°1/2010 DDI)

L’attuazione dei dettami inerenti l’attivazione e l’uso della PEC è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance organizzativa e individuale previste dal decreto legislativo 150/2009.

Per quanto riguarda la diffusione degli indirizzi di PEC comunicati dalle pubbliche amministrazioni al DigitPa, quest’ultimo ha l’obbligo di rendere disponibili per via telematica gli indirizzi di PEC (art. 4 DPCM 6 maggio 2009 e art.16 legge 2/2009). Tali indirizzi sono disponibili nell’archivio informatico consultabile su sito www.indicepa.gov.it 

In base alla legge n°2/2009 anche per le imprese e i professionisti è obbligatorio dotarsi di PEC. Tale obbligo  è stato previsto per le nuove imprese da dicembre 2008 mentre le imprese già esistenti dovranno assolvere tale PEC entro novembre 2011.

La PEC per il cittadino
Con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009, sono state definite le modalità per il rilascio della casella PEC ai cittadini, come previsto all’art.16 bis comma 5 e seguenti del decreto legge n°185/2008, convertito in legge n°2 del gennaio 2009. All’art.2 del decreto si stabilisce che “ai cittadini che ne fanno richiesta il Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie [ora denominato Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica a norma del DPCM del 28 aprile 2009 ], direttamente o tramite l’affidatario del servizio, assegna un indirizzo di posta elettronica certificata”. 
Le modalità di richiesta e di attivazione sono definite nell’allegato del citato DPCM. Possono richiedere l’attivazione di una casella di PEC gratuitamente, tutti i cittadini maggiorenni anche residenti all’estero. La richiesta può essere effettuata attraverso il sito appositamente realizzato dal DDI PostaCertificat@ sul quale è inoltre possibile consultare la documentazione e informazioni dettagliate sulla PEC. Dopo la compilazione on line del modulo di richiesta è necessario recarsi agli uffici territoriali abilitati (la lista di questi uffici è disponibile sul sito tematico). 
La casella rilasciata al cittadino a norma della legge n°2/2009, permette di comunicare soltanto con la pubblica amministrazione – non è previsto lo scambio di informazioni tra cittadino e cittadino – e consente l’invio di documenti informatici per via telematica con validità giuridica. Attraverso la Pec è possibile richiedere informazioni, inviare istanze e documentazioni, ricevere comunicazioni e documenti. Richiedendo e attivando la casella di PEC, il cittadino accetta l’invio da parte delle pubbliche amministrazioni di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano. In qualsiasi momento è possibile recedere dal servizio.

Attenzione: Il servizio di posta "CEC-PAC" conosciuto anche col nome di "PostaCertificat@" dedicato esclusivamente alle comunicazioni tra cittadini e pubblica amministrazione, sarà progressivamente sospeso per far convergere tutte le comunicazioni di posta certificata su sistemi di PEC standard, abitualmente utilizzati nelle comunicazioni tra cittadini, professionisti e imprese.
Pertanto questo servizio non è più attivabile dal 18 Dicembre 2014, e dal 18 settembre 2015 sarà definitivamente inibito l'accesso alla propria casella di posta elettronica anche agli utenti già registrati.  Ulteriori chiarimenti sono disponibili sul sito dell’Agid.