La posta elettronica rappresenta oggi uno strumento fondamentale, usato dagli enti pubblici, dai cittadini, dalle imprese, per la trasmissione di informazioni, documenti e materiale in formato elettronico. L’e-mail (acronimo di electronic mail) è “l’evoluzione digitale” della lettera cartacea. 

La posta elettronica permette a due o più soggetti di scambiarsi messaggi e materiale di diverso formato (audio, video, ecc.) in modo rapido, semplice ed economico. 
Per utilizzare l’e-mail è necessario attivare un indirizzo personale (account) ed utilizzare un connessione internet; generalmente per l’attivazione dell’indirizzo è sufficiente scegliere un mailing service provider (la maggioranza offre il servizio base gratuitamente), un username ed una password.

La posta elettronica rappresenta un metodo di comunicazione asincrono: non implica la contemporanea “presenza sulla rete” del mittente e del destinatario. Chi scrive/riceve un messaggio di posta elettronica, infatti, usa una “casella di posta” nella quale vengono registrati i messaggi ricevuti/inviati. 
Le forme più diffuse di mail box consentono molte altre funzioni: registrazione automatica dei messaggi, classificazione e registrazione dei messaggi in cartelle definite dall’utente, indirizzamento di messaggi secondo particolari criteri (per esempio messaggi contenenti un certo oggetto/mittente) in specifiche cartelle, invio automatico di messaggi, possibilità di richiedere avvisi di ricezione lettura messaggi inviati, possibilità di gestire i contatti di posta, protezione contro lo spamming (ricezione di messaggi indesiderati) ecc. Le caselle di posta più evolute oggi consentono anche di comunicare attraverso chat con i contatti salvati in rubrica o di condividere materiale (foto per esempio) con i contatti, o ancora di iscriversi a gruppi di interesse. 

A differenza di alcuni mezzi tradizionali di comunicazione, la posta elettronica, in sintesi, offre notevoli vantaggi: 

- economicità 
- velocità
- asincronia della comunicazione
- possibilità di utilizzare tale strumento da diverse postazioni
- integrabilità con altri strumenti 
- possibilità di trasmettere documenti e file in diversi formati
- semplicità di archiviazione e ricerca
- possibilità di un facile e rapido invio multiplo 

Utilizzi particolari della e-mail, oggi sempre più diffusi, sono la newsletter elettronica e la mailing list

Come scrivere un messaggio di posta elettronica

Per comporre e-mail chiare e quindi comunicare con efficacia, si dovrebbero seguire le “regole” della scrittura on-line, e soprattutto si dovrebbero sempre ricordare alcune caratteristiche dello strumento: assenza di un immediato feed-back ed impossibilità di adeguare la comunicazione in base alle reazioni del destinatario (come avviene invece nella comunicazione face to face, anche mediata, come per esempio le conversazioni telefoniche), possibilità di strutturare e progettare il messaggio, impossibilità di modificare il messaggio dopo averlo inviato, ecc.
La forma e lo stile della e-mail cambia in base al contenuto della comunicazione e al rapporto tra il/i mittente/i e il/i destinatario/i: l’e-mail è utilizzata infatti sia per comunicazioni formali che per quelle informali. Come per ogni interazione comunicativa, quindi, chi produce il messaggio deve tener in considerazione il destinatario, l’oggetto ed adeguare conseguentemente il registro e lo stile.

Alcuni suggerimenti per l’utilizzo della posta elettronica:    

• scrivere sempre l’oggetto del messaggio (fondamentale elemento paratestuale) in maniera breve, chiara e precisase
  
  
• si risponde ad un messaggio, seguire lo stesso stile usato dal mittente (per esempio se l’e-mail inizia con Gentile....rispondere riprendendo tale formula)
  
  
• firmare il messaggio, soprattutto se l’indirizzo di posta non presenta dati identificabili (esistono vari modelli di firma, come nome, nome e cognome, nome e contatti ecc, scegliere quello più appropriato al contesto comunicativo)
  
  
• non scrivere messaggi troppo lunghi: l’e-mail è utile perché veloce e generalmente il tempo dedicato alla lettura dei messaggi è breve, un testo lungo scoraggia ed è più probabilmente cestinato
  
  
• fare attenzione all’ortografia e alla grammatica
  
  
• fare attenzione all’uso dello stile dei caratteri: usare, eventualmente, il grassetto/sottolineato per evidenziare solo i punti salienti del messaggio, ricordarsi che il maiuscolo nelle e-mail corrisponde all’”urlato” delle conversazioni orali (ed è quindi sconsigliato)
  
  
• seguire il principio della “piramide rovesciata”: le informazioni/richieste più importanti vanno collocate all’inizio del messaggio
  
  
• se il testo è lungo, complesso o denso di informazioni, strutturare paragrafi, utilizzare elenchi
  
  
• non appesantire il messaggio con elementi grafici inutili o con allegati di dimensioni troppo grandi
  
  
• controllare sempre gli allegati, il testo e l’indirizzo del destinatario, prima di inviare un messaggio
  
  
• rispettare le più comuni regole di netiquette (per esempio non diffondere indirizzi di posta dei tuoi contatti, non inoltrare/inviare messaggi a destinatari multipli senza occultare gli indirizzi di posta ecc.) e le disposizioni in materia di tutela della privacy e protezione dei dati personali
  
  
• utilizzare la “ricevuta di ritorno” e la modalità “priorità alta” quando davvero necessario
  
  
• pensare bene prima di rispondere ad alcuni messaggi (non rispondere di impulso, ricorda infatti che è una volta inviato il messaggio non è possibile più tornare indietro).
  
  
• non aprire allegati di messaggi con mittenti sconosciuti e/o oggetti sospetti
  
  
• non trasmettere dati sensibili via e-mail non rispondere ad e-mail
  sospette inserendo dati personali (come quelli del conto bancario).
  
  
• non inviare messaggi privati da postazioni utilizzati anche da altri utenti, senza prima esser usciti correttamente dal proprio account.

La posta elettronica nella PA 

Nella pubblica amministrazione l’uso della posta elettronica, negli ultimi anni si evoluto, diventando oggi uno degli strumenti ICT (Information and Communication Technology) maggiormente diffusi ed utilizzati, sia per comunicare verso l’esterno (comunicazione esterna) sia all’interno dell’organizzazione (comunicazione interna).     
Implementare l’uso della posta elettronica rappresenta un passo decisivo per la realizzazione del cambiamento della pubblica amministrazione, nella direzione della trasparenza, della digitalizzazione, della dematerializzazione e della semplificazione. 

Un passo fondamentale per lo sviluppo della posta elettronica nella PA, è stato compiuto con il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa: all’art.14 del decreto, infatti, si stabilisce la validità della trasmissione di documenti alla PA per via telematica. L’ e-mail rappresenta, quindi, per i cittadini un valido mezzo di comunicazione e uno strumento per la trasmissione di documenti e certificati. L’art. 43 del D.P.R. n. 445 del 2000, infatti, dispone “che i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”. Anche il decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, recante il Codice dell’amministrazione digitale, formalizza l’uso delle e-mail tra privati e P.A. Infatti, all’art. 3 "Diritto all’uso delle tecnologie", al comma 1, si dispone che "i cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e con i gestori di pubblici servizi statali." Nel codice inoltre si sancisce che “le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l’utilizzo della posta elettronica”. Un ulteriore sviluppo nell’uso e nella diffusione della e-mail, all’interno della pubblica amministrazione, è rappresentato dalla posta elettronica certificata: attraverso questo strumento si riconosce validità giuridica ai documenti inviati per via telematica.