La figura del portavoce è una figura professionale relativamente nuova e che ha assunto nel tempo diverse connotazioni a seconda del contesto e dell’epoca storica. La Legge 150/2000 l’ha definitivamente legittimata, introducendola tra i profili professionali che si occupano di informazione e comunicazione all’interno della PA.

Secondo la legge sopra citata, dunque, mentre le attività di comunicazione di un Ente si svolgono attraverso l’URP, quelle di informazione si realizzano attraverso l’ufficio stampa e il portavoce. Questa figura è, pertanto, quella che cura i rapporti di carattere politico-istituzionale del vertice dell’Ente con gli organi di informazione.

Nell’art. 7 della L. 150/2000, relativo al portavoce, si stabilisce infatti che:

1. L’organo di vertice dell’amministrazione pubblica può essere coadiuvato da un portavoce, anche esterno all’amministrazione, con compiti di diretta collaborazione ai fini dei rapporti di carattere politico-istituzionale con gli organi di informazione. Il portavoce, incaricato dal medesimo organo, non può, per tutta la durata del relativo incarico, esercitare attività nei settori radiotelevisivo, del giornalismo, della stampa e delle relazioni pubbliche.
2. Al portavoce è attribuita una indennità determinata dall’organo di vertice nei limiti delle risorse disponibili appositamente iscritte in bilancio da ciascuna amministrazione per le medesime finalità.

Nella successiva Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 7 febbraio 2002, si sottolinea che, a differenza dell’ufficio stampa e dei suoi compiti istituzionali, il portavoce, presente nelle amministrazioni complesse, sviluppa un’attività di relazione con gli organi di informazione, in stretto collegamento ed alle dipendenze del vertice ’’pro tempore’’ delle amministrazioni stesse. Purtroppo, però, la normativa non chiarisce quali requisiti debba possedere un portavoce per esercitare la sua professione: si parla, infatti, di questa figura e di quella dell’ufficio stampa senza però indicare percorsi formativi specifici e ruoli ben definiti, rischiando, in questo modo, di provocare ’’conflitti’’ e sovrapposizioni operative. Per il portavoce, non è previsto un percorso di formazione ad hoc, né altri requisiti particolari ma solo la fiducia da parte del datore di lavoro; in questo modo si rischia di far perdere credibilità e legittimazione al ruolo. In tal senso, è opportuno sottolineare che quella realizzata dal portavoce è informazione politica nel suo complesso, ossia informazione da parte degli organi politici e non solo del vertice politico di un’amministrazione.

Un’altra interessante definizione di portavoce, è data da Paolo Pierantoni nel libro da lui scritto La comunicazione istituzionale:’’E’ una figura innovativa che coniuga un’elevata competenza professionale con un rapporto di fiducia e di appartenenza con il capo dell’amministrazione, di cui deve essere capace di comunicare scelte, orientamenti e strategie. E’ dunque uomo di parte, ma capace anche di difendere i valori di ogni singola istituzione. Deve essere il punto di riferimento costante, la ’’voce’’ dell’istituzione nel rapporto quotidiano con i media e le varie espressioni della società’’.    

 Alla base del lavoro del portavoce, pertanto, sta il rapporto fiduciario con il vertice dell’amministrazione di riferimento, il che non implica, necessariamente, che questi ne condivida lo stesso orientamento politico. Il portavoce è il fiduciario dell’autorità istituzionale per la quale svolge anche una funzione di supporto, ma il suo ruolo è comunicare le politiche di governo e non la politica di un partito di maggioranza piuttosto di un altro: il suo compito fondamentale è, in sintesi, di tradurre e comunicare il programma istituzionale dell’amministrazione.

In merito a questa figura è nato, a novembre 2004, il Forum Nazionale dei Portavoce, un organismo entro il quale è possibile confrontarsi e dibattere sulle problematiche della professione. Il Forum permanente riunisce giornalisti e comunicatori pubblici e nasce presso l’Associazione Italiana della Comunicazione Pubblica.