Organizzare materialmente un URP significa predisporre uno spazio adeguato ad accogliere i cittadini. 

L’aspetto logistico dell’URP, più specificatamente la sua collocazione fisica, emerge in una Direttiva PCM del 1994 ’’Principi per l’istituzione ed il funzionamento degli Uffici per le Relazioni con il Pubblico’’ , nella quale si dice che: ’’è necessario che gli uffici: siano collocati in locali facilmente individuabili ed accessibili, con ampia ricettività di parcheggio ed agevole raggiungibilità con i mezzi di trasporto’’. 

La collocazione ottimale sarebbe la sede di rappresentanza dell’ente o comunque un edificio significativo. Nella scelta della collocazione e dell’organizzazione dell’ufficio deve essere valutato un aspetto estremamente importante: l’accesso dei diversamente abili. Gli URP, infatti configurandosi come servizio pubblico e luoghi aperti al pubblico, devono rispettare i principi generali relativi all’erogazione dei servizi pubblici e le norme in materia di barriere architettoniche (DPR n°503/96 e legge 104/92 art.8).

L’URP oltre che accessibile deve essere anche visibile. La visibilità significa riconoscimento immediato della struttura. Questo è reso possibile attraverso l’uso di segnaletica esterna, con l’uso di cartellonistica capace di guidare l’utente e di dare indicazioni anche sull’orario e sulle attività svolte. Il riconoscimento si costruisce anche attraverso l’uso di colori, immagini, slogan, loghi che identificano il servizio, e con strumenti che diffondano questa identità e che soprattutto siano sempre coerenti con l’immagine dell’URP.

 La dimensione dell’ufficio dovrebbe essere valutata bilanciando la necessità di non creare un luogo troppo grande per evitare il senso di smarrimento con le necessittà di offrire uno spazio comodo, sufficientemente grande per disporre le scrivanie, di collocare altri strumenti che si vogliono rendere accessibili ai cittadini (postazioni internet, totem, bacheche, materiale informativo, brochure, consultazione di materiale cartaceo, ecc.), di garantire la riservatezza del cittadino e uno spazio di attesa confortevole per gli utenti.

Lo spazio interno può essere strutturato sul modello degli open space, per comunicare un’immagine di trasparenza, accessibilità, modernità. La suddivisione in spazi personalizzati funzionali al rapporto/contatto diretto con il personale, costituiti da angoli aperti, ancor meglio se lo spazio è delimitato da mobili bassi e a una certa distanza dagli altri, a garanzia della riservatezza. Va ridotta al minimo la sensazione di divisione, di intimidazione o di rapporto rigido e burocratico. L’arredo deve quindi essere funzionale all’erogazione del servizio e allo stesso tempo adatto ad un rapporto di incontro e dialogo. 
La postazione/sportello dovrebbe essere organizzata in modo tale da consentire il rapporto face to face, una comune visione del monitor, ma anche una certa separatezza fisica. 
Si dovrebbe organizzare un ambiente curato, confortevole, che sia in grado di comunicare un’idea di accoglienza e di ascolto ma anche di efficienza e professionalità. Design moderno ma non ipertecnologico, con colori gradevoli e funzionali.

Per quanto riguarda l’orario, pur rimando nell’ambito dell’autonomia organizzativa dell’ente, la scelta di apertura dell’URP al pubblico, dovrebbe considerare quando espresso nella già citata direttiva PCM del 1994, in merito all’organizzazione e al funzionamento degli URP: “è necessario che gli uffici osservino un orario di ricevimento del pubblico distribuito anche nelle ore pomeridiane”.