Regolamenti e documenti sull'organizzazione dell'URP
La legge 150 del 2000, che disciplina le attività di comunicazione nella PA, all’art.8 dedicato all’ufficio per le relazioni con il pubblico, al comma 2 stabilisce che "le pubbliche amministrazioni, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge, provvedono, nell’esercizio della propria potestà regolamentare, alla ridefinizione dei compiti e alla riorganizzazione degli uffici per le relazioni con il pubblico", secondo alcuni criteri indicati nello stesso articolo.
Le amministrazioni sono chiamate quindi ad adottare un regolamento al fine di definire le funzioni, l’organizzazione dell’ufficio, attività, strumenti, risorse umane e rapporti con altri uffici.
L’impostazione del regolamento URP dovrebbe prevedere alcune indicazioni organizzative e funzionali al fine di:
- consentire interrelazione tra l’URP e i settori/servizi dell’ente locale
- soddisfare le esigenze informative e di relazione dei cittadini
- prevedere elementi di integrazione tra front office e back office
- sviluppare soluzioni innovative
Un regolamento URP generalmente contiene alcune indicazioni fondamentali relative:
- ai principi generali: oggetto e definizioni generali di riferimento; finalità del regolamento e principi di’azione, ispirati al perseguimento degli obiettivi di trasparenza, efficacia, efficienza, partecipazione e qualità dei servizi
- alle funzioni attribuite all’ufficio relazioni con il pubblico: enucleazione delle funzioni tipiche dell’URP, attività complementari
- alla collocazione funzionale: indicazioni in merito al livello e alla posizione dell’urp all’interno dell’ente e sulla regolazione dei flussi informativi con altri settori/servizi.
- all’organizzazione e al funzionamento dell’URP: indicazioni sull’organizzazione logistica, sull’organizzazione interna dell’ufficio (divisione front/back office), sul personale, su eventuali soluzioni organizzative e definizione di ruoli, competenze
- le relazioni interisituzionali: individuazione e definizione degli strumenti e delle forme di relazione e scambio con altri URP di altre amministrazioni (costituzione di rete di urp, ecc.)
- le attività di programmazione annuale e verifica: indicazione su i tempi e i modi relativi alla programmazione e alla valutazione delle attività svolte dall’urp.
Nel regolamento è consigliabile, inoltre, definire in maniera più puntuale le attività svolte dall’URP, indicando i principi e gli obiettivi relativi alle diverse funzioni, le procedure e le modalità di svolgimento, gli strumenti da utilizzare, i riferimenti normativi, e specificare dettagliatamente alcune procedure come per esempio l’accesso ai documenti amministrativi o il rilascio di atti amministrativi.
Di seguito sono disponibili alcuni esempi di regolamenti e altri documenti progettuali o organizzativi, relativi all’organizzazione e al funzionamento dell’ufficio per le relazioni con il pubblico adottati in questi anni da alcune amministrazioni pubbliche.
I regolamenti e i documenti sono suddivisi per tipologia di ente, e ordinati cronologicamente dal più recente al più datato.
