La lettera è il tradizionale mezzo per comunicare con chi  è distante e non ha la possibilità di ascoltare la nostra voce. Proprio perché non possiamo avvalerci della cosiddetta comunicazione verbale e paraverbale (gesti, atteggiamenti, mimica facciale, inflessione della voce ecc.), la lettera deve essere il più possibile chiara, espressiva ed esauriente.

Alcune indicazioni per impostare una lettera:
·  è consigliabile scrivere la lettera a computer o a macchina onde evitare incomprensioni legate alla calligrafia
·  è bene conservarne una copia che potrà tornare utile sia per rivedere la propria corrispondenza, sia in caso di mancato recapito della missiva
·  scrivere sempre a doppio spazio lasciando un margine sufficiente sia a destra che a sinistra del foglio e nel caso in cui le pagine siano molteplici non usare il retro del foglio ma aggiungerne uno nuovo
· indicare in alto a destra la data e la città di chi scrive
· indicare a sinistra tutti i dati relativi al mittente e/o all'ente/organizzazione del mittente
· sempre a sinistra, due righe più in basso, indicare a chi è indirizzata la lettera con la formula Egregio o Caro Signor/Dott. o Spett.le Ente,  a seconda della confidenza che si possiede.

Una volta impostata la pagina si può procedere con la stesura dei contenuti, tenendo presente:
· il tono - la lettera deve poter mostrare lo stato d'animo di chi scrive. Abbandonate perciò la freddezza del vecchio stile commerciale ed adottate un tono improntato alla massima affabilità e schiettezza anche se i contenuti sono prettamente lavorativi;
· i contenuti - come prima cosa esponete brevemente il motivo per cui scrivete, successivamente elencate i fatti principali in modo essenziale, evitando giri di parole inutili. Per poter facilitare la lettura al destinatario, suddividete i vari  argomenti in paragrafi, ognuno dei quali preceduto da un numero progressivo.
Ricordare poi di apporre la propria firma alla fine del testo: nome e cognome devono essere preceduti  dal titolo accademico, se presente.