Un wiki è un spazio web che permette di sviluppare contenuti in modo collaborativo e partecipativo. 
Wiki significa “veloce” in hawaiano. Il termine è stato coniato nel 1995 dal programmatore Ward Cunningham per indicare un sistema editoriale – wikiwikiweb - caratterizzato dalla possibilità data agli utenti di collaborare alla creazione dei contenuti. 

Un wiki è un progetto collettivo, in cui le informazioni sono inserite da più utenti/co-autori e collegate tra loro, grazie ad un software che permette di gestire in simultanea i contenuti. 
Il wiki più famoso e più grande è Wikipedia, un’enciclopedia – lanciata nel 2001 da Jimbo Wales - elaborata e scritta in modo aperto potenzialmente da tutti gli utenti della rete e che possono aggiungere e scrivere nuovi voci, modificare, correggere o integrare le voci già esistenti. 

Wikipedia definisce così un wiki: rappresenta un sito web (o comunque una collezione di documenti ipertestuali) che viene aggiornato dai suoi utilizzatori e i cui contenuti sono sviluppati in collaborazione da tutti coloro che vi hanno accesso. La modifica dei contenuti è aperta, nel senso che il testo può essere modificato da tutti gli utenti (a volte soltanto se registrati, altre volte anche anonimi), cambiando e cancellando ciò che hanno scritto gli autori precedenti. A differenza dei forum o delle liste di discussione nei sistemi wiki non c’è ridondanza: le informazioni non vengono ripetute a distanza di tempo, ma crescono gradualmente. 

Un wiki contiene quindi uno o più documenti che possono essere modificati dagli utenti in modo diretto, semplice e simultaneo. Rappresenta un ottimo strumento di lavoro per facilitare lo scambio informazioni e l’elaborazione di documenti in modo condiviso, collaborativo e egualitario. Permette ad un gruppo di persone, più o meno limato e definito, di lavorare insieme a distanza all’elaborazione di documenti e progetti.

Caratteristiche del wiki 

Lo strumento wiki si basa quindi sui principi di partecipazione e di collaborazione, e consente un tipo di comunicazione circolare “molti-a-molti”. 

Wiki presenta le seguenti caratteristiche:

• facilità di accesso e di utilizzo: non sono necessarie specifiche competenze informatiche per l’uso di wiki
  
  
• semplicità del linguaggio: la pagina wiki si presenta simile ai più diffusi programmi di elaborazione di testi
  
  
• ipertestualità: è possibile creare nuove pagine e nuove connessioni tra pagine
  
  
• rapidità e immediatezza della comunicazione: le modifiche sono subito visibili
  
  
• democraticità della comunicazione: tutti possono creare e modificare i contenuti, ogni modifica è visualizzabile da tutti
  
  
• flessibilità e adattabilità dello strumento alle diverse esigenze degli utenti
  
  
• dinamicità: il contenuto è in continuo divenire, sono inserite continue modifiche
  
  
• interattività e intercreatività: il contenuto del documento è ottenuto dall’interazione dei diversi soggetti che partecipano
  
  
• condivisione del sapere: si crea un repertorio condiviso di conoscenze e di risorse, un linguaggio comune (WikiSpeak), simili stili e modalità di lavoro (WikiQuette).

Come funziona 

Un wiki si presenta come una semplice pagina web, dove sono presenti due tasti fondamentali: “edit” e “save”. Cliccando sul testo “edit”, la pagina web diventa una pagina simile ai più diffusi programmi di elaborazione di testi; l’utente può scrivere e modificare il documento, che poi sarà salvato cliccando sul tasto “save”. Gli altri utenti che hanno accesso al wiki (tutti gli utenti della rete o gli utenti registrati) possono visualizzare la pagina web con le modifiche apportate, e a loro volta, utilizzando il tasto “edit” possono cambiare o integrare il contenuto del documento. E’ possibile inserire link ipertestuali, che rimandano a pagine web o ad altri documenti wiki. 

Ogni modifica è registrata in una cronologia che permette in caso di necessità di riportare il testo alla versione precedente, e di controllare la successione delle modifiche apportate al documento. E’ possibile anche visualizzare un confronto tra le diverse versioni. 

E’ possibile prevedere l’invio automatico di avvisi – inviati all’indirizzo di posta eventualmente inserito – delle avvenute modifiche e degli aggiornamenti operati al documento dagli altri utenti. Questa opzione permette a tutti gli utenti una costante informazione sugli sviluppi del documento, consentendo così un controllo continuo sul contenuto, la immediata verifica delle modifiche inserite. 

Generalmente i programmi in rete che mettono a disposizione la piattaforma wiki, consentono di scegliere la visualizzazione e l’accesso al documento wiki; sono possibili tre opzioni:
- i documenti wiki sono visibili e modificabili da tutti gli utenti
- i documenti wiki sono visibili da tutti gli utenti, ma modificabili soltanto dagli utenti iscritti al gruppo di lavoro
- i documenti wiki sono visibili e modificabili soltanto dagli utenti iscritti al gruppo di lavoro

Per un corretto e produttivo uso del wiki, soprattutto nei casi in cui l’accesso o la visibilità sia aperto ad un gruppo indefinito di utenti, è consigliabile una regolamentazione iniziale che stabilisca alcune norme di comportamento, criteri, tempi, finalità, chiarimenti sulla licenza di libero utilizzo e diritto d’autore, e che tali norme siano accettate da tutti gli utenti che parteciperanno all’elaborazione dei contenuti.

L’uso del wiki nella PA 

Nelle linee guida 2011 per i siti web della PA si indica tra gli strumenti per la creazione e la gestione di community (individuato come obiettivo fondamentale dei siti web pubblici) anche la strumento wiki. In particolare nelle linee guida si indica tra le priorità della comunicazione on line, l’adozione da parte delle pubbliche amministrazioni di “strumenti che aumentino la partecipazione degli utenti attraverso l’interazione tra pubblica amministrazione e cittadini”, si invitano le PA ad adeguarsi a “logiche di open policy, caratterizzate da una forte interazione tra pari” come “parte integrante delle modalità con cui la pubblica amministrazione si rivolge agli utenti”, e si raccomanda di garantire il massimo livello di interazione con gli utenti. 

Lo strumento wiki rappresenta un modo per alimentare il confronto e l’interazione con gli utenti, per coinvolgere i cittadini direttamente nelle attività delle PA, per avere un feed back immediato sia in fase di progettazione che di correzione o ripensamento delle politiche pubbliche e dei servizi al cittadino. 
Nel vademecum per la realizzazione dei siti web, allegato alle linee guida, si individua la strumento wiki come un elemento non obbligatorio – ma consigliato – al quale viene attribuito un livello di interazione dal 3 al 5. Si indica infine che il wiki del sito web istituzionale dovrebbe essere ad accesso controllato.

Il Wiki può rappresentare anche uno strumento di lavoro interno, messo a disposizione dei dipendenti, che può facilitare lo scambio di informazioni, la comunicazione interna, la condivisione dei saperi, il lavoro in team, la creazione di relazioni collaborative e egualitarie, e che può stimolare una maggiore partecipazione attiva dei lavoratori.  

Un’amministrazione prima di applicare la tecnologia wiki, dovrebbe valutare alcune criticità legate allo strumento (comuni anche ad altri strumenti del web 2.0):  

• la democratizzazione della produzione dei contenuti non può essere tradita e, in linea generale, la partecipazione non può essere limitata in modo arbitrario
  
  
• la consapevolezza della libera riproduzione e uso di contenuti, idee e proposte prodotti da un utente
  
  
• la necessità di dare un feed back positivo ai contributi raccolti
  
  
• la tutela dei dati personali eventualmente pubblicati  

La prima criticità può essere risolta definendo una regolamentazione dello strumento, e prevedendo la preventiva accettazione delle norme da parte degli utenti interessati a partecipare al wiki. Si può quindi definire ex ante quali contenuti, espressioni, linguaggi non sono consentiti e quindi eventualmente saranno censurati, si può specificare che gli utenti possono essere cancellati dal wiki se mostrano atteggiamenti non collaborativi, si possono definire limiti di tempo o di stile dei contributi, ecc.

Anche il secondo aspetto è risolvibile definendo chiaramente i termini di utilizzo del wiki, e condizionando la partecipazione all’accettazione della libera utilizzazione dei contenuti prodotti da parte del soggetto che ha attivato il wiki o da parte di terzi. E’ consigliabile quindi chiarire che chi partecipa all’elaborazione di contenuto attraverso un wiki aderisce alla logica della libera utilizzazione rinunciando a qualsiasi diritto d’autore su ciò che condivide. 

E’ consigliabile infine, scegliere di attivare un wiki quando può realmente apportare un contributo positivo all’amministrazione e quando tale contributo può essere effettivamente utilizzato. Non è consigliabile cioè attivare un wiki, allo scopo di creare un momento di partecipazione attiva dei cittadini, senza poi prevedere ricadute reali delle idee e dei suggerimenti proposti dall’utente o senza avere la possibilità o l’intenzione di motivare eventuali scelte dell’amministrazione nella selezione di alcuni contenuti, idee o proposte. Un atteggiamento di questo genere potrebbe produrre gli effetti contrari di quelli previsti in fase di attivazione del wiki, è cioè disaffezione degli utenti e perdita di mancanza di fiducia verso l’amministrazione, che può incidere negativamente sul rapporto tra istituzione e cittadino e comportare una minore partecipazione dei cittadini.