La newsletter (lettera di notizie) è un messaggio di posta elettronica che viene inviato periodicamente e gratuitamente a coloro che ne hanno fatto richiesta, generalmente, attraverso la compilazione di una form di iscrizione on-line.

Per ricevere una o più newsletter, quindi, è condizione minima - sufficiente, possedere un indirizzo e-mail. 

La newsletter rappresenta oggi un diffusissimo mezzo di comunicazione esterna ed interna, utilizzato da enti pubblici, istituzioni no profit, associazioni, aziende ecc. 

E’uno strumento per trasmettere notizie ed informazioni ad una pluralità di soggetti, in modo semplice, rapido ed economico. Attraverso l’invio periodico di una newsletter, l’ente, l’azienda o l’associazione, può inoltre creare e mantenere un rapporto continuo con i cittadini, gli utenti o i propri dipendenti.

Le newsletter generalmente contengono aggiornamenti, notizie, articoli e approfondimenti. Possono differenziarsi, non solo nei temi e argomenti che affrontano, ma anche nella veste grafica, nella struttura, nella periodicità di invio e soprattutto nelle finalità.

Esistono, infatti, svariati modi e motivi per produrre una newsletter: le aziende la utilizzano come strumento promozionale e di comunicazione commerciale verso i loro clienti, gli enti come strumento di trasparenza ed informazione per i cittadini e gli utenti dei loro servizi. E’ possibile utilizzare la newsletter per diffondere notizie e articoli oppure per avvisare, in modo rapido, gli utenti di un sito o di un servizio, di avvenuti aggiornamenti.

Si differenziano da questi modelli, le newsletter ad uso interno. Sia per gli enti pubblici che per le imprese private, produrre una newsletter indirizzata al personale, risponde ai principali obiettivi di comunicazione interna: informare i dipendenti, permettere ed allargare la partecipazione all’interno dell’ente, far sentire i dipendenti parte dell’organizzazione nella quale lavorano, creare una comunicazione continuativa, aprire spazi di dialogo e condivisione. La newsletter può rappresentare, infatti, un efficace canale di contatto diretto tra i vertici e i dipendenti di un ente. Supera il tradizionale concetto di circolare e diventa uno strumento di comunicazione più flessibile, rispetto anche, per esempio all’house organ dell’ente, soprattutto per quanto riguarda la facilità con la quale può essere predisposta e la frequenza con la quale può essere inviata. 

Come strutturare e scrivere una newsletter 

Come per ogni atto comunicativo, anche al momento della redazione di una newsletter, la progettazione del messaggio deve essere valutata in base alle finalità comunicative. Struttura, elementi grafici, stile e registro di scrittura devono, quindi, essere scelti tenendo in considerazione i destinatari e gli obiettivi posti. Per costruire messaggi efficaci, non si devono dimenticare, inoltre, le caratteristiche ed i limiti del mezzo che si sta usando. 

Ecco, alcuni suggerimenti, per utilizzare al meglio la newsletter: 

• Scrivere notizie-articoli brevi: generalmente il tempo dedicato alla lettura on-line è poco, quindi, è importante scrivere in maniera sintetica e chiara. Può esser utile seguire, per esempio, la regola della piramide rovesciata (sia all’interno della singola notizia sia nella newsletter intera, mettere prima gli aspetti o le news più significativi, inserendo dopo i dettagli e le notizie meno importanti) o usare titoli accattivanti.
• Strutturare le news in modo tale da rendere più veloce e piacevole la lettura: inserire, quindi, paragrafi, usare diversi caratteri per i titoli o per le varie sezioni/rubriche della newsletter, usare il colore, inserire immagini.
• Non dimenticare alcuni elementi fondamentali: il titolo (è abbastanza diffusa la pratica di intitolare la newsletter con il nome dell’ente/azienda seguito da parole come “news, informa o notizie”, ma può esser utile invece utilizzare un titolo più creativo e accattivante), numero e data, logo/banner dell’ente, contatti della redazione, indirizzo del sito web.
• Inserire link: nelle newsletter vengono segnalati articoli, servizi, approfondimenti generalmente disponibili o descritti sul sito web, quindi, è fondamentale inserire i link che rimandano alla pagina del sito. Questo metodo consente di scrivere notizie-molto brevi, che verranno, eventualmente approfondite dall’utente attraverso il sito. 
• Limitare le dimensioni: la newsletter deve essere veloce da scaricare o da aprire (oltre che da leggere), per questo motivo non devono essere inseriti immagini e allegati pesanti. 
• Garantire uniformità e coerenza: è importante che lo stile e la struttura della newsletter siano rispettati nei diversi numeri, in modo tale da non “spiazzare” il destinatario.
• Inserire solo le novità: inserire in newsletter solo notizie/informazioni attuali, nuove, aggiornate, senza riproporre notizie e articoli datati.

Come promuovere e gestire una newsletter: 

• Pubblicizzare e dare visibilità alla newsletter: nella homepage del sito (internet o intranet) predisporre uno spazio visibile dedicato alla newsletter, inserendo una breve descrizione della newsletter (argomenti, periodicità ecc.) e la form per richiedere l’iscrizione. 
• Predisporre il modulo per l’iscrizione alla newsletter: possono esser richiesti all’utente numerosi dati, meglio però prevedere pochi campi obbligatori (potrebbero anche essere sufficienti il nome ed indirizzo e-mail); è importante però che l’iscrizione segua una modalità opt-in, è cioè l’utente ad esprimere l’interesse a ricevere la newsletter compilando il modulo e richiedendo esplicitamente l’iscrizione.
• Garantire la possibilità di cancellazione agli iscritti: nel rispetto delle regole di netiquette e delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, è necessario, porre in ogni newsletter (generalmente nella parte finale) un link per inoltrare la domanda di cancellazione o per effettuare direttamente la cancellazione.
• Diffondere la newsletter: nel sito o nella newsletter stessa, si può prevedere, attraverso una form, anche la possibilità per un iscritto/utente di iscrivere una terza persona. Per diffondere la newsletter è inoltre possibile effettuare la cosiddetta cross promotion, proporre cioè, altre newsletter di argomenti affini, ottenendo in cambio la promozione della propria newsletter. Per pubblicizzare la newsletter è possibile utilizzare, oltre al sito web, anche altri strumenti, come per esempio i social network, i motori di ricerca, ecc.
• Rendere accessibili i numeri delle precedenti newsletter: è utile pubblicare sul sito l’archivio delle newsletter prodotte, dando la possibilità agli utenti, quindi, di leggere e di prendere visione della newsletter, prima di iscriversi; la pubblicazione dell’archivio, inoltre, permette agli iscritti di ritrovare, in modo semplice e veloce, articoli o materiali di loro interesse.
• Valutare con attenzione la periodicità, il giorno e l’ora di invio della newsletter: dato che è importante rispettare la periodicità, è necessario scegliere la cadenza valutando una serie di elementi, quali l’impegno e il lavoro richiesto per redigere la newsletter, la possibilità di avere notizie interessanti da dare, ecc.. E’ importante, inoltre, scegliere strategicamente il momento dell’invio, considerando anche il target a cui ci si rivolge, poiché le persone leggono le e-mail in determinati giorni e a determinati orari.