Traducibile in italiano con l’espressione lista di discussione, la mailing list rappresenta uno strumento per comunicare, in modo facile e veloce, con un gruppo di persone, tramite e-mail. 

Per iscriversi e partecipare ad una mailing list è necessario, quindi, possedere un indirizzo di posta elettronica. 
La mailing list permette di inviare messaggi di varia natura, materiale in formato diverso, ad un gruppo, anche numeroso, di persone (gli iscritti alla lista), scrivendo ed inviando un’unica e-mail.

La comunicazione tramite mailing list è asincrona, non implica cioè, la contemporanea “presenza sulla rete” del mittente e dei destinatari (come nel caso della posta elettronica), e rappresenta una relazione “uno a molti”. Queste caratteristiche rendono la mailing list uno strumento vantaggioso, perché facile da usare, economico, veloce.

Generalmente una mailing list è gestita da un amministratore (che può esser rappresentato da una o più persone), che è responsabile delle scelte di configurazione della lista.
In molti casi, esiste anche un moderatore, che si occupa di “moderare la lista”: controlla che gli iscritti rispettino le regole di netiquette, gestisce le iscrizioni e le cancellazioni, legge e valuta i messaggi decidendo se approvarli (inviandoli quindi a tutti gli iscritti) o scartarli (in genere vengono scartati i messaggi considerati off-topic, non inerenti cioè l’argomento o i temi della lista, ed i messaggi che violano le regole di netiquette). Se la lista invece non è moderata, qualsiasi messaggio inviato da un iscritto arriva direttamente agli altri partecipanti. E’ possibile, anche nei casi in cui non vi sia moderazione, configurare dei filtri, che bloccano i messaggi che non rispettano determinate caratteristiche, per esempio la dimensione degli allegati.  

Per partecipare ad una mailing list è richiesta l’iscrizione da parte dell’interessato: l’iscrizione può esser libera (basta inserire, generalmente tramite una form on-line, i dati richiesti e l’account di posta elettronica) oppure moderata (la domanda di iscrizione è valutata ed effettuata dal moderatore). A garanzia che la richiesta sia promossa dall’effettivo proprietario dell’account inserito, dopo l’iscrizione, all’indirizzo di posta indicato, viene inviato un messaggio per notificare l’iscrizione e per ottenere conferma della volontà di iscriversi alla mailing list (generalmente per confermare è sufficiente rispondere al messaggio oppure cliccare su un link segnalato nel testo del messaggio). 

La gestione delle iscrizioni/cancellazioni alla mailing list deve rispettare la normativa in materia di protezione dei dati personali e le regole di netiquette: non si può iscrivere utenti a mailing list senza il loro consenso, si deve garantire agli iscritti la possibilità di cancellazione in qualsiasi momento, si dovrebbe informare gli iscritti delle modalità di trattamento dei dati forniti e dei messaggi inviati, si deve riportare l’informativa sulla privacy con obbligo di accettazione, non si può far uso dei dati personali in modo diverso da quello indicato o in violazione alle disposizioni in materia.

Le mailing list si differenziano, oltre che per gli elementi indicati poco sopra, anche e soprattutto per il “contenuto” della comunicazione, l’uso dello strumento e le finalità della lista. 
Una lista può esser utilizzata da aziende o enti per inviare notizie o per promuovere iniziative ed eventi.
In questo caso, però la mailing list, si limita ad essere usata come un indirizzario di account di posta, perdendo le funzionalità che la rendono invece un mezzo di comunicazione innovativo, condiviso e partecipato. Le mailing list, infatti, possono rappresentare uno strumento per diffondere informazioni e conoscenza, ma anche un mezzo per allargare la partecipazione dei membri di una comunità.
Le mailing list possono essere luoghi di incontro, confronto e scambio tra soggetti che hanno in comune un determinata caratteristica (dalla passione per il cinema all’appartenenza ad una categoria professionale).
Come i forum on-line, le mailing list, possono esser paragonate a delle “piazze virtuali” dove gli iscritti si incontrano (in modo asincrono) per scambiarsi materiale, per collaborare o per confrontarsi su alcuni temi di loro interesse. Le mailing list sono delle community virtuali, e rappresentano un facile strumento di dialogo, ed un mezzo per allargare, rafforzare e far crescere la “comunità”.

Attraverso la mailing list si crea un “ambiente sociale virtuale” che viene costituito e costruito dagli iscritti e dalla loro attività di interazione e comunicazione.
In questo senso, le mailing list, possono dar vita a comunità di pratiche on-line , comunità nelle quali i membri sviluppano pratiche condivise interagendo e costruendo uno spazio comune virtuale utile alla valorizzazione e alla condivisione dei saperi.