Per rendere i comunicati stampa accessibili a tutti, anche ad interlocutori potenziali che ancora non sono n presenti nell’indirizzario dei contatti, si crea sul web un ufficio stampa on line o virtual press office: un’area dove vengono raccolti contenuti e materiali in formato digitale ideati appositamente per la stampa e più in generale per i media.
Grazie all’ufficio stampa on line, gli operatori dell’ufficio stampa possono mettere on line in tempo reale informazioni e documenti e i media possono fruire di un archivio in costante aggiornamento dove consultare in qualsiasi momento comunicati stampa immagini, presentazioni, press kit tematici, materiale audiovideo ecc.. Il fine principale di questa area è: agevolare il lavoro dei giornalisti.

L’ufficio stampa on line può essere integrato nel sito istituzionale oppure raggiungibile in maniera indipendente, magari anche con un dominio dedicato.

Il requisito di base è un’area contenente lo storico della comunicazione, un archivio aggiornato con gli ultimi comunicati stampa, le conferenze in agenda, gli eventi in programma e in generale le novità che possono essere d’interesse per i media.

Può essere utile rendere fruibile, in particolare per enti ed istituzioni, anche una cartella stampa o press kit che contenga profilo, dossier, interviste, brochure, locandine, e tutta la documentazione utile per il mondo della stampa che, a differenza  dei comunicati non abbia  una particolare scadenza e quindi una validità redazionale duratura.

E’ necessaria  un’area dedicata alle immagini che dia l’opportunità ai giornalisti di scaricare immagini, loghi e foto e sia  il diretto completamento dell’area comunicati e della cartella stampa.
Solitamente i materiali sono salvati con formati compatibili (.jpg o tiff per le foto, .ai o .pdf per loghi o grafici) e resi disponibili a bassa e alta risoluzione, in modo da incontrare le esigenze dei diversi media.

E’ sicuramente più raro ma sta largamente prendendo piede, trovare in un ufficio stampa on line un’area dedicata a materiale audio e video, che possano essere utilizzati dalla stampa on-line, dai social network e, se la qualità è sufficientemente elevata anche da radio e televisioni.

Si può inserire nel ufficio stampa on line un’area rassegna stampa, che solitamente raccoglie documenti in formati .pdf che riproducono articoli e documenti usciti sulla stampa, sia italiana che eventualmente internazionale.

E’ indispensabile creare una sezione dedicata ai contatti, dove specificare tutti i riferimenti di chi segue l’ufficio stampa. Se a collaborare sono più professionisti, è opportuno evidenziare il responsabile dello staff ed eventualmente i referenti di area.
I recapiti fondamentali sono: nome e cognome, numero di telefono fisso ed eventualmente anche di cellulare e indirizzo mail. C’è anche chi indica i riferimenti per essere contattato  tramite applicazioni di istant messaging, come Messanger, Skype o Google Talk.

In molte press room sono presenti voci  per comunicare gli aggiornamenti: news alert, newsletter e Feed RSS.
Il news alert è un avviso inviato via e-mail a tutti gli utenti che ne fanno richiesta, dove vengono comunicati eventuali aggiornamenti e informazioni, come ad esempio l’inserimento di un nuovo comunicato stampa.
E’ certamente un servizio utile ed intelligente per informare tempestivamente i giornalisti accreditati al nostro servizio.
Il feed RSS (Really Simple Sindacation) è un formato che usa il linguaggio Xml per notificare la pubblicazione di  nuovi articoli o news sul web, e permette facilmente di aggregare i contenuti di un sito e di presentarli sotto altre forme attraverso un software appositamente installato nel computer del fruitore in questo modo si è sempre costantemente aggiornati sulle notizie dei settori di proprio interesse.
La differenza fra newsletter e Feed rss è che  nel primo caso è l’ufficio stampa a dover inviare via email gli aggiornamenti, agli utenti che scelgono di riceverli, nel secondo caso invece sono gli utenti stessi che, sottoscrivendo il feed, recuperano gli aggiornamenti direttamente dal sistema.
Il Feed Rss presenta degli indubbi vantaggi a scapito però di una selezione e personalizzazione dell’informazione ad opera di professionisti.